Si tratamos de explicar en la práctica diaria de las empresas, qué es project management de manera muy resumida, podemos decir que es una capacidad muy específica que buscan la mayoría de las empresas exitosas en sus mandos medios o gerentes. Actualmente, en muchas Pymes de Estados Unidos, requieren para acceder a cargos de coordinación o gerencias con personas a cargo, tener además del título académico, la certificación en Project Management. Ya es condición sinequa non para acceder a un puesto de jerarquía media en una organización.
Por eso te explicaremos qué es el PM, cuál es el perfil de un project management y cuáles son sus habilidades.
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto puede definirse simplemente como un esfuerzo que implica completar tareas para lograr un objetivo con un conjunto limitado de recursos y un cronograma finito. Con base en esta definición, está claro que la mayoría de las empresas, organizaciones sin fines de lucro, gobiernos y otros tipos de organizaciones ejecutan proyectos de algún tipo y, por lo tanto, necesitan implementar un proceso de gestión de proyectos.
¿Qué es el project management?
El Project Management (PM) es conjunto de procesos, técnicas, conocimientos y habilidades utilizados para planificar, ejecutar y cerrar un proyecto de manera eficiente y efectiva.
Las empresas logran numerosos objetivos a través de proyectos y aquellas personas que tienen la capacidad para llevar adelante y concluir proyectos desafiantes de manera exitosa se convierten en valiosos futuros líderes para la organización.
Historia del project management
El project management tal como lo conocemos hoy comenzó a tomar forma aproximadamente en la década de 1950, cuando se crearon herramientas y técnicas fundamentales de la gestión de proyectos, como el método de la ruta crítica (CPM), la estructura de desglose del trabajo (WBS) y la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT).
Sin embargo, los orígenes del project management se remontan a 1896, cuando Karol Adamiecki creó el armograma, que sirvió de inspiración para el diagrama de Gantt, que luego fue creado en 1910 por Henry Gantt y sigue siendo una de las herramientas de gestión de proyectos más importantes en la actualidad. Los orígenes del project management están estrechamente relacionados con la construcción, la ingeniería, la gestión científica e incluso la investigación militar.
Ahora que hemos definido qué es la gestión de proyectos y de dónde viene, revisemos cómo las organizaciones pueden implementarla revisando los pasos de la gestión de proyectos.
5 Funciones del project management
Las funciones principales del project management son:
Planificación del Proyecto: Desarrollar un plan del proyecto a encarar que detalle los objetivos, el alcance, los plazos, los recursos necesarios para el desarroll del proyecto y los riesgos que existen.
Organización: Asignar roles y responsabilidades a los miembros del equipo, así como estructurar y coordinar los recursos para cumplir con los objetivos del proyecto. Delimitar tareas, horarios, y crear un deadline o cronograma para que todo se cumpla de manera sincronizada.
Ejecución: Llevar adelante la implementación del proyecto conforme al plan, coordinar actividades entre equipos o entre colaboradores y realizar las tareas necesarias para alcanzar los objetivos establecidos.
Monitoreo y Control: Supervisar el progreso de las etapas del proyecto, gestionar cambios, resolver problemas y garantizar que el proyecto siga el curso planificado.
Cierre del Proyecto: Asegurarse de finalizar todas las actividades del proyecto, evaluar el rendimiento, aprender de la experiencia y cerrar formalmente el proyecto.
Por estos motivos dado que en las empresas hay muchísimos proyectos que llevar adelante, a veces no hay personas lo suficientemente capacitadas para llevarlos adelante. El Project Management ofrece muchísimas herramientas para concretar proyectos medianos y grandes de manera efectiva.
Entonces la importancia del project management radica en varios aspectos:
1) Optimización de Recursos
La capacitación en project management ayuda a asignar y utilizar eficientemente los recursos disponibles, como tiempo, personal y dinero.
2) Control de riesgos
El project manager es especialista en identificar y gestionar los riesgos de manera proactiva contribuye a evitar problemas y minimizar impactos negativos en el proyecto.
3) Cumplimiento de objetivos
La planificación cuidadosa y el seguimiento constante ayudan a garantizar que el proyecto alcance sus metas dentro de los plazos y presupuestos establecidos.
4) Mejora de la comunicación
Facilita la comunicación efectiva entre los miembros del equipo, partes interesadas y otras partes involucradas en el proyecto.
5) Alineación con las estrategias organizacionales
Los proyectos exitosos están alineados con los objetivos y estrategias más amplias de la organización.
6) Cliente y partes interesadas satisfechos
La gestión de proyectos asegura que las expectativas de los clientes y otras partes interesadas se comprendan y satisfagan.
7) Aprendizaje continuo
La evaluación y el análisis al final de un proyecto brindan lecciones que pueden aplicarse en proyectos futuros, fomentando la mejora continua.
En resumen, el project management es crucial para garantizar que los proyectos se lleven a cabo de manera eficiente, cumpliendo con los objetivos establecidos y satisfaciendo las expectativas de todas las partes involucradas.
¿Cuáles son las habilidades que debe tener un project manager?
Los project managers (gerentes de proyectos) desempeñan un papel crucial en la gestión efectiva de proyectos. Por esto se capacitan previamente como project managers. Para tener éxito en esta función, es importante contar con habilidades clave que no tienen otros perfiles.
Algunas de las habilidades clave que un project manager debería poseer son:
- Habilidades de Comunicación: La capacidad de comunicarse claramente y de manera efectiva con miembros del equipo, partes interesadas y otros involucrados en el proyecto es esencial. Esto incluye habilidades de negociación, oratoria y comunicación no verbal.
- Liderazgo: Un project manager debe ser capaz de liderar y motivar a su equipo, establecer una visión clara, y tomar decisiones efectivas.
- Planificación y Organización: La capacidad para planificar y organizar todas las fases del proyecto, desde la concepción hasta la conclusión, es fundamental. Esto implica la gestión eficiente de recursos, el establecimiento de plazos y la identificación y gestión de riesgos.
- Gestión del Tiempo: Un buen project manager debe ser capaz de priorizar tareas, asignar recursos de manera eficiente y garantizar que el proyecto se desarrolle dentro del plazo establecido.
- Resolución de Problemas: Debe solucionar los problemas y obstáculos que se presente en medio de la ejecución del proyecto. La habilidad para identificar y abordar problemas de manera proactiva es esencial. Debe ser capaz de tomar decisiones informadas y resolver conflictos dentro del equipo.
- Conocimiento Técnico: Dependiendo del tipo de proyecto, es útil tener conocimientos técnicos relevantes. Esto facilita la comprensión de los desafíos y la toma de decisiones informadas.
- Adaptabilidad: Los proyectos a menudo enfrentan cambios y desafíos imprevistos. La capacidad de adaptarse a nuevas circunstancias y ajustar el plan en consecuencia es esencial.
- Gestión de Stakeholders: La gestión efectiva de las partes interesadas (stakeholders) implica comprender sus necesidades, expectativas y mantener una comunicación constante con ellos.
- Negociación: La capacidad para negociar acuerdos, resolver conflictos y llegar a compromisos beneficiosos para todas las partes es importante.
- Ética y Responsabilidad: Un project manager debe actuar con integridad, ética y asumir la responsabilidad de los resultados del proyecto, tanto positivos como negativos.
- Habilidades Analíticas: La capacidad para analizar datos, identificar patrones y tomar decisiones basadas en información sólida contribuye a una gestión de proyectos más efectiva.
Estas habilidades no son exhaustivas y pueden variar según la industria, el tipo de proyecto y el entorno organizacional. Un buen project manager integra estas habilidades para liderar con éxito a su equipo y alcanzar los objetivos del proyecto.