13 herramientas para la comunicación interna

La comunicación interna es el elemento que permite que el público interno de una organización participe en el proceso de toma de decisiones mediante la información. A su vez, desempeña un papel esencial en la estrategia de comunicación dirigida a los empleados, y constituye una herramienta fundamental de relación entre organización y el público. Para desempeñar su función, utiliza trece herramientas de comunicación interna.
La primera técnica es el Manual del Empleado, en el que se establecen informaciones relativas a la organización que cualquier miembro de ella debe conocer. Este manual tiene que contener elementos profesionales e instituciones. En el primero, es necesario explicitar la información sobre las políticas de personal, como el salario, vacaciones y normas de seguridad. En el segundo, contendrá información referente a lo externo de la organización, como actividades culturales.
La segunda herramienta son las Reuniones informativas: Permiten a los gerentes comunicarse fluidamente con sus equipos, y la finalidad es mejorar la interacción personal y tratar temas que en la jornada laboral de todos los días pasan de largo.
La tercera es Revista o periódico interno, que tiene el objetivo de informar a los empleados. Para ello utiliza informaciones de contenido social, de la organización, y contenidos relacionados con los empleados. A su vez, las revistas deben brindar una información lo más realista posible, incluyendo aún las malas noticias.
La cuarta herramienta es la Revista de prensa: Es un elemento que muestra informaciones aparecidas en los medios de comunicación referidas a la organización.
La quinta son los Círculos de calidad: Grupos de cuatro a ocho voluntarios, que discuten el funcionamiento de la organización, y proponen soluciones a los directivos. Hacen un seguimiento cualitativo y cuantitativo de las acciones a realizar.
La sexta herramienta son los Tablones de anuncio, que está formada por: informaciones legales obligatorias, referentes a la organización e informaciones sociales de la organización y de relaciones entre los trabajadores. El éxito del tablón de anuncios depende de su contenido.
La séptima técnica de comunicación interna es el Buzón de sugerencias, cuyo objetivo es que los empleados puedan expresar opiniones y sugerencias sobre diversos aspectos: técnicos, humanos, o administrativos. El éxito se basa en que el usuario perciba su utilidad.
El octavo son los Circulares: conjunto de mensajes que se dirigen a un determinado sector de la organización o a su globalidad, y se refiere a determinadas temáticas de índole organizativa.
La novena herramienta es la Entrevista, que es un contacto que se establece entre dos personas de la organización.
Existen diferentes tipos de entrevista: Según la iniciativa de los participantes hay tres formatos: Concertadas: Son las realizadas a través de citas previas; pretendidas: Se busca un encuentro fortuito entre ambas personas; y fortuitas, donde el encuentro se da de forma casual, y que puede devenir en un intercambio de datos. Además, según los diversos mensajes que se pueden transmitir, existen cinco tipos: Entrevista jerárquica: El responsable convoca a varios subordinados para trasladar nuevos criterios en la función de esa persona; entrevista jerárquica de análisis de informaciones y de valoración de alternativas, cuyo objetivo no es transmitir órdenes, sino hacer una valoración de determinadas informaciones; entrevista jerárquica de transmisión y valoración de información general, que permite disponer de un conocimiento más amplio sobre el entorno organizativo; entrevistas con salto jerárquico: Son reuniones entre un superior jerárquico y un subordinado sin relación directa con el superior; y entrevistas de coordinación no jerárquica: Ocurre entre personas de idénticos niveles en la jerarquía. Su objetivo es profundizar, para mejorar, en las relaciones entre diferentes áreas.
La décima herramienta es la Visita o jornadas de puertas abiertas, que puede ser de dos tipos: internas o externas. La primera incluye a los empleados y a sus familiares como públicos directos relacionados con la organización, mientras que la segunda, son aquellas personas que no tienen relación directa con ésta.
La undécima es Intranet: Es una pequeña internet que posee diversas características: Es una red dentro de la organización, tiene acceso a internet y su instalación es rápida y económica.
La duodécima técnica es la Realidad virtual, una simulación por ordenador en la que se crea un mundo ficticiamente realista a través de diversos gráficos. Esta herramienta puede convertirse en una puerta de acceso a las organizaciones. Son aplicaciones informáticas lúdicas
La última herramienta de comunicación interna es la Videoconferencia. Es la posibilidad de conectar a dos personas que están separadas geográficamente. Esta técnica supone el ahorro del tiempo, dinero y desplazamiento para la organización.

 

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