Las organizaciones tienen una estructura formal que es la forma en que la organización está delineada por quienes tienen la responsabilidad de administrarla. Crean las estructuras formales que permiten a la organización cumplir con los objetivos establecidos.
A menudo, estas estructuras formales se plasman en un documento con forma de organigramas. Sin embargo, con el tiempo se desarrolla una estructura informal en la mayoría de las organizaciones que se basa en la realidad de las interacciones cotidianas entre los miembros de la organización. Esta estructura informal puede ser diferente de la que se presenta en cualquier documento oficial de la empresa.
Las estructuras informales se desarrollan porque:
- Las personas encuentran nuevas formas de hacer las cosas que les resultan más fáciles y les ahorran tiempo
los patrones de interacción están formados por grupos de amistad y otras relaciones. - La gente olvida cuáles son las estructuras formales
- Es más fácil trabajar con estructuras informales.
- A veces la estructura informal puede entrar en conflicto con la formal. Cuando este es el caso, la organización puede ser menos eficiente para cumplir con los objetivos establecidos. Sin embargo, en algunos casos, la estructura informal puede resultar más eficiente para cumplir los objetivos de la organización porque la estructura formal estaba mal establecida.
Los gerentes deben aprender a trabajar con estructuras formales e informales. Un gerente flexible se dará cuenta de que los elementos de la estructura informal pueden formalizarse, es decir, adaptando la estructura formal para incorporar las mejoras que resultan del trabajo diario de la estructura informal.
Todas las organizaciones que aparecen en el Times 100 tendrán algún tipo de estructura formal que generalmente se establece en los organigramas (ver, por ejemplo, las estructuras de Coca-Cola, etc.). Sin embargo, estas organizaciones también se benefician de estructuras informales basadas en grupos de amistad. Cuando los gerentes nutren estos grupos informales y los moldean en la estructura formal, esto puede generar altos niveles de motivación para el personal involucrado.
Según Page, la interacción y asociación continuas entre los miembros de la organización formal dan como resultado la aparición de una estructura informal de roles y relaciones. Page llama a esa estructura informal que consiste en relaciones grupales primarias, amistades y camarillas, lazos de obligaciones mutuas de ayuda y asistencia.
Según Charles Bernard, las organizaciones informales son necesarias para el funcionamiento de las organizaciones formales como un medio de comunicación de cohesión y de protección de la integridad del individuo.
Las organizaciones informales consisten solo en reglas y no en estados. Aquí no hay autoridad sino solo liderazgo.
Las organizaciones informales tienen sus propias normas de comportamiento no escritas. Tienen sus propias formas de corregir y castigar a los infractores de las normas. Aunque son más pequeños, dan fuerza a las organizaciones formales para que funcionen de manera efectiva. Estas organizaciones informales se parecen a los grupos primarios de Cooley y a los grupos de Sunmer.