En la Era de la información las empresas están más involucradas que nunca en la gestión de los datos y de la información clave para el negocio. Es por ello que los recursos de información son un activo y se interrelacionan permanentemente con los otros recursos organizacionales de la empresa.
¿Cuáles son los recursos de información de las empresas?
Los recursos de información que utilizan las empresas son elementos clave que colaboran ampliamente en la gestión, el análisis y la toma de decisiones basadas en datos. Estos recursos abarcan tanto la información interna generada por la empresa como la información externa recopilada del entorno empresarial.
Tipos de recursos de información
- RECURSOS INTERNOS: los recursos de información provenientes de los dispositivos o canales de información de la misma empresa.
- RECURSOS EXTERNOS: los recursos de información provenientes de canales externos a la empresa como potenciales clientes, proveedores, distribuidores, la bolsa de comercio, etc.
Ejemplos de recursos de información de una empresa
1. Sistemas de Información o redes informacionales
Los sistemas informáticos de una empresa incluyen software, hardware y redes diseñados para gestionar y procesar datos. Los sistemas de información empresarial (como sistemas ERP – Enterprise Resource Planning) integran diversas funciones, como contabilidad, recursos humanos, inventario y producción. Los sistemas informáticos son fuentes de información y a la vez almacenan, gestionan y distribuyen información proveniente de otras fuentes que a continuación detallaremos.
2. Herramientas de Business Intelligence
Estas herramientas permiten la visualización y el análisis de datos para obtener información valiosa. Incluyen tableros de control, informes y análisis ad hoc que ayudan en la toma de decisiones empresariales.
3. Espacios en Internet (incluídas las redes sociales)
Toda la información en línea que la empresa pueda recabar por ejemplo desde la web corproativa, webs de terceros, incluyendo datos de redes sociales, puede proporcionar información sobre la percepción del cliente, tendencias del mercado y la competencia.
4. Manuales, políticas, procedimientos y documentación interna
Se trata de documentación interna de la empresa que describe las operaciones y procesos empresariales. Esta información es delineada por consultoras y la alta dirección para que sea cumplida por todas las áreas y proveedores.
4. Información relacionada con las finanzas corporativas
En parte es documentación interna (balances bancarios, títulos valores, depósitos bancarios, líneas de crédito y toda la información proveniente de los recursos financieros de la empresa. Incluye informes contables, estados financieros y análisis de costos que son fundamentales para evaluar la salud financiera de la empresa. A la vez la información externa a la empresa como la bolsa de valores, etc.
5. Información relacionada con clientes y proveedores
Toda la información que la empresa pueda obtener de clientes (a través de su páginas webs, redes sociales, encuestas, focus group, establecimientos de venta al público etc.) A la vez la información de los proveedores acerca de ventas, datos particulares a menudo la concentra el área de compras y licitaciones. Esta información abarca datos individuales sobre los proveedores, sus productos, términos contractuales y desempeño, que son esenciales para la gestión de la cadena de suministro y las relaciones comerciales.
6. Información de la gestión de recursos humanos
Las empresas tienen módulos informáticos en los que se guarda la información de los recursos humanos como legajos digitales, nóminas, liquidación de sueldos, planes de carrera, sanciones, compensaciones beneficios y toda la información del área.
7. Información legal: normativa, reglamentaria y fiscal
Toda la normativa legal, reglamentaria e impositiva del país como el código civil, penal, aduanero, etc. es clave para las empresas y la gestiona la dorección de legales. La información fiscal, la gestiona el área de impuestos y contabilidad. Estándares de la industria que afectan las operaciones y la toma de decisiones empresariales.
8. Información de I+D
Es la información que proviene de investigaciones científicas realizadas por la empresa y por terceros que se utilizan para el desarrollo de nuevos productos y servicios. A menudo esta información es confidencial. Información sobre proyectos de investigación, desarrollos tecnológicos y propiedad intelectual que respaldan la innovación y la ventaja competitiva.
9. Historial de problemas y soluciones
Se trata de guías o documentos donde empleados relatan problemas o inconvenientes que han habido por ejemplo un incendio de una fábrica y cómo lo han solucionado. Registro de problemas anteriores, soluciones implementadas y lecciones aprendidas que pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa y evitar problemas recurrentes. Esto se utiliza para capacitación y como herramienta rápida para recurrir rápidamente en caso de que volviese a ocurrir el mismo problema o similar.
10. Información comercial y de marketing
Michas veces es denominada información de inteligencia comercial (qué hace la competencia, qué productos está por lanzar al mercado, etc.) Y por supuesto toda la información de las campañas de marketing propias, sobre el mercado y las tendencias del consumidor que son esenciales para la planificación estratégica.
Obtención, almacenamiento, procesamiento, gestión y distribución de la información como recurso de una empresa
A partir de las fuentes de información antes mencionadas, las empresas tienden a invertir fuertemente en espacios físicos, equipos, personal altamente especializado a los fines de obtener, almacenar, procesar, gestionar, preservar y distribuir la información de interés para el negocio.
DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO Y GESTIÓN DE LOS RECURSOS DE INFORMACIÓN
Sistemas de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM): Almacenan y gestionan información detallada sobre clientes y prospectos, facilitando la administración de relaciones con los clientes y la personalización de interacciones.
Sistemas de Gestión de Recursos Humanos (HRMS): Ayudan a administrar funciones específicas del departamento de recursos humanos, como la nómina, la gestión del rendimiento y la planificación de la fuerza laboral.
Sistemas de Gestión de Documentos: Permiten la creación, almacenamiento, búsqueda y recuperación eficiente de documentos y archivos digitales, mejorando la colaboración y la gestión de la información.
Sensores y Dispositivos IoT: Generan grandes cantidades de datos en tiempo real, especialmente en entornos de fabricación y logística, proporcionando información valiosa para el monitoreo y la optimización de procesos.
Registros de Transacciones: Información detallada sobre las transacciones comerciales diarias, como ventas, compras y movimientos de inventario, que es fundamental para la contabilidad y el control financiero.
La gestión eficaz de estos recursos de información es esencial para que las empresas tomen decisiones informadas, mantengan la eficiencia operativa y se mantengan competitivas en un entorno empresarial dinámico. Además, la seguridad y privacidad de estos datos también son aspectos críticos en la gestión de la información empresarial.