El reporte interno es una herramienta 煤til para el 谩rea o responsable de recursos humanos de cualquier empresa. Muchas organizaciones cuentan con una herramienta de este tipo, aunque no la llamen as铆. El reporte interno puede ser utilizado en empresas grandes, Pymes, multinacionales, ONGs 煤 organismos del Estado. Se puede implementar en toda la empresa o s贸lo en un 谩rea.
Trata temas generales, debe ser individual y entregado al 谩rea de recursos humanos. En el reporte los empleados reportan desde temas relacionados con la seguridad, infraestructura (ventanas, puertas rotas, falta de elementos de trabajo) la capacitaci贸n, problemas varios del lugar de trabajo, consultas por fallos en temas de administraci贸n como errores en la liquidaci贸n de haberes, preguntas sobre acceso a beneficios, o sugerencias. Tambi茅n puede ser utilizado para denunciar acoso, 煤 otros temas de gravedad.
En empresas con gran dotaci贸n puede ser electr贸nico el reporte, puede subirse a la Intranet o distribuirse por mail y se devuelve a una casilla del 谩rea recursos humanos por la misma v铆a.
Este reporte, es lo que se conoce en marketing como una queja o reclamo de un cliente que tambi茅n puede ser aplicado para el cliente interno en pos de la mejora del clima laboral y la satisfacci贸n del empleado con la empresa.
Lo que se espera con este reporte es que todos los empleados colaboren en mejorar no s贸lo los procesos de trabajo, sino el lugar de trabajo. Denuncien situaciones irregulares, falta de mantenimiento, etc. Es una forma de que todo lo que pase en la empresa y sea imperceptible al 谩rea de recursos humanos o a la alta direcci贸n quede reportado y se puedan tomar medidas.
El papel de los jefes
Hay temas que pueden ser competencia de los jefes y otros no. Puede ocurrir que si los jefes directos no son involucrados en los temas que denuncian sus colaboradores, pueden boicotear el uso del reporte. Lo ideal es consensuar con los jefes el uso de esta herramienta, incluso al principio premiar a aquellos cuyos equipos hayan emitido mayor cantidad de reportes.
La empresa Metrogas Argentina tiene un sistema de reportes internos para sus 900 empleados que funciona muy bien, sobre cuestiones de seguridad. Cualquier tema o problema de seguridad que detecte un empleado (cables en mal estado, etc.) completa un informe que entrega a la Gerencia de Seguridad e Higiene y seg煤n fuentes la soluci贸n es r谩pida y diligente.
La utilidad de esta herramienta se basa en:
a)聽聽聽 promover desde recursos humanos y cada jefe, el uso del reporte. Cuando un empleado realice una queja o sugerencia en forma verbal, invitarlo para que se formalice a trav茅s de un reporte a fin de que se pueda ofrecer una soluci贸n concreta y su pedido quede registrado.
b)聽聽聽 responder a la persona en forma individual en un plazo razonable v铆a correo electr贸nico o por escrito. De esta manera la empresa da la idea de que toma muy seriamente las sugerencias de sus empleados.
c)聽聽聽 reportar el problema al 谩rea que corresponda y gestionar la resoluci贸n de manera diligente.
Puntos del reporte:
ID o c贸digo de identificaci贸n (un n煤mero para distinguir el reporte)
Fecha:
Nombre y Apellido:
脕rea:
Cargo:
Correo electr贸nico: (a fin de enviar una respuesta)
Observaciones:
驴Quien responde el reporte?
El reporte lo puede responder cualquier persona del 谩rea recursos humanos. Puede ser el responsable de comunicaci贸n interna o un analista o el mismo Gerente o Director. Lo ideal que la respuesta no demore m谩s de una semana.
Aspectos problem谩ticos que pueden surgir
Hay personas que pueden considerar que la utilizaci贸n de un reporte es una denuncia que puede perjudicarlo. El reporte es una hoja informativa, para resolver problemas cotidianos y a veces problemas importantes. Es importante que el 谩rea recursos humanos, garantice que nadie ser谩 perjudicado por la utilizaci贸n de estos reportes. Una vez resuelto el problema, puede archivarse el reporte con el fin de tomar acciones a futuro para que no vuelva a ocurrir.