Es un proceso formal, dirigido a identificar la información que posee la compañía y que podría beneficiar al resto de sus integrantes, con el fin último de encontrar la manera de hacer que esté fácilmente disponible.
Las prácticas varían de organización en organización, pero a menudo incluyen los siguientes pasos:
– Crear reservorios de información sobre las mejores prácticas
– Establecer redes para transferir la información entre los empleados que interactúan con clientes y proveedores
– Diseñar procedimientos formales para asegurar que el aprendizaje durante el transcurso de un proyecto puedan comunicarse a quienes realizan tareas similares
Sin estos pasos, lo que parece ser gestión del conocimiento es algo informal y fortuito. Cuando un equipo que trabaja en una tarea determinada y encuentra dificultades, sus miembros preguntan si alguien mas ha hecho un trabajo similar, y si esa persona esta en condiciones de aportar consejos o sugerencias. Pero raramente existe una forma sencilla de descubrir quien ha trabajado en ello. Ese proceso insume mucho tiempo y los resultados se transforman en una cuestión de suerte; siendo altamente probable que el conocimiento acumulado en la empresa nunca llegue a descubrirse o transmitirse
Objetivos del Programa de Asesoramiento y Entrenamiento
El objetivo del Knowledge Management (KM) es desarrollar un sistema de información que permita a la empresa:
1. Poseer un sistema de organización del conocimiento estructurado
2. Evitar perder conocimientos de los integrantes de la organización
3. Generar nuevos conocimientos de los integrantes de la organización y de instituciones del medio (cadena de valor)
1. Sistema de organización del conocimiento estructurado
El objetivo ultimo del KM es instalar en las empresas sistemas de información estructurado que permita a las mismas enfrentarse a los problemas naturales como:
- Rotación de personal
- Cambios organizacionales
- Cambios en los métodos de trabajo
- Cambios en el mercado
- Nuevas tecnologías
- Competencia
- Cambios en la línea de productos
- Cambios en general
2. Evitar perder conocimientos de los integrantes de la organización
El KM se desarrolla en las instituciones para evitar la perdida de conocimiento de las mismas. Es muy importante que el team leader sepa gestionar el conocimiento de su equipo. Se concentra en el KNOW HOW y permite acumular el conocimiento de los procesos de trabajo en sus diferentes formas asegurando su permanencia
Potenciando el negocio a partir del conocimiento; desde los niveles estratégicos, que manejan los conceptos del negocio, hasta los niveles operativos, donde se trabaja sobre métodos.
3. Generar nuevos conocimientos de los integrantes de la organización y de instituciones del medio (cadena de valor)
El descubrimiento de la estructura de los conceptos permite utilizar la información interna o externa de mercado para ganar conocimientos sobre lo que ocurre dentro o fuera de la organización.
De esta manera el KNOW WHY abre un nuevo camino en el KM para todas aquellas aplicaciones donde el objetivo es aprender nuevos procesos de trabajo.
DESARROLLAR EL NEGOCIO
El KM. Cómo desarrollador del negocio
El KM es un concepto mas que un producto. Como producto toma muchas formas diferentes en cada organización y permite institucionalizar las mismas
Lo que hace el KM es estructurar lógicamente la información de trabajo y desarrollar un sistema de aprendizaje que posibilita la mejora continua
El valor agregado del KM se mide en dinero. Solo se recomienda utilizar KM donde los resultados económicos sean directos y medibles. Contrariamente se corre el riesgo de transformar medios en fines los sistemas de aprendizaje continuos posibilitan realizar acciones de Benchmarking conceptual en las organizaciones.
La administración del tiempo redundará en el manejo objetivos de la organización, ya que es un tema clave la administración del conocimiento.
1. El KM como concepto desarrollado en las empresas:
2. La mejora en sus sistemas de trabajo
3. La racionalización de los procesos
4. El desarrollo de servicios efectivos
5. La reducción de los costos operativos
6. El aumento de productividad
7. El mejor posicionamiento en el mercado
8. La reducción de costos de marketing
9. La simplificación de procesos
10. El mejor aprovechamiento de talentos
11. La institucionalización de las empresas
LAS HERRAMIENTAS DEL KNOWLEDGE MANAGEMENT
El KM como –producto- toma dos formas diferentes referente a las dificultades que se direcciona
1. Orientado al KNOW HOW como organizador de los procesos y control de gestión de la pérdida de los mismos
2. el KM orientado al KNOW WHY busca incorporar nuevos conocimientos a la organización por lo que compite naturalmente con los individuos que usan el conocimiento para el manejo del poder
En ambos el KM requiere de un manager efectivo ya que éste asegura la complementariedad de ambos enfoques en relación a la organización previa
El sofware a utilizar incluye una Intranet para establecer un sistema de búsquedas de información. En lo demás se complementa con la solución informática de la organización. Por ello solo se puede utilizar en organizaciones que posean un desarrollo informático mínimo. Siendo la solución informática mas simple que la solución problemática. La limitante para la utilización del KM está dado por la estructura humana de la organización
El sistema de aprendizaje permite a la empresa el aprovechamiento de sus recursos y la potenciación de su negocio, a través de detectar las áreas claves del desarrollo
Encuestas
Entrevistas
Grupos motivacionales
Pruebas empíricas
Pruebas pilotos
El Know Why es la llave para un Know How exitoso. La integración de los datos útiles y las reglas del negocio definen criterios precisos de decisión
Control de gestión Vigente o Anterior
Se cuantifican relaciones de efecto
No existe interdependencia de técnicas de investigación
No existe interdependencia de los sistemas de control según las técnicas empleadas
KNOW HOW
En el mercado del KM el know how la síntesis del valor agregado está en el desarrollo de programas de mejora continua para los cuales la información acumuladas es el punto de partida para la mejora de los procesos de trabajo. El valor del sistema de KM es alto y requiere de un nivel de confiabilidad muy importante, estando basado hacia los procesos internos
KNOW WHY
El mercado del KM del know why aplicado a procesos industriales permite, a través de la utilización de tecnología de redes y análisis conceptuales determinantes de los elementos que la organización podrá optimizar
Otra alternativa de análisis del know why es el del conocimiento del mercado donde las relaciones causa / efecto determinan las estrategias de acción posible. El KM del know why reduce significativamente los costos de marketing ya que permite desarrollar análisis acumulativo sin perder la validez de la información preexistente por ser conceptual
El KM del know hoy agregar el conocimiento comercial conceptual sobre la información de los procesos de venta operativos y posibilita introducir en ellos la mejora continua
En el campo de la economía permite desarrollar modelos conceptuales estableciendo las relaciones de las variables conceptuales a partir del análisis de los efectos en los mercados y con ello hacer pronósticos de escenarios con muy alta probabilidad de ocurrencia
EL CLIENTE SEGÚN KM
El cliente según KM puede definirse como el de todas las instituciones que funcionando como tales y no como un grupo que sigue a un líder, necesitando mantener y mejorar sus procesos de trabajo
Pudiendo afirmarse que son todas las instituciones orientada al crecimiento y no a la supervivencia. Por ello las instituciones son las que :
Buscan crecer
Manejan alternativas tecnológicas en el mercado
Están expuestas al riesgo de mercado
No incluyendo instituciones que están fundamentalmente orientadas al poder y tienen un monopolio funcional
POSICIÓN DE LAS PYMES ANTE EL KM
Las PyMEs califican en el concepto de KM en tanto funcionen o aspiren a formar institucionalmente; generalmente cuando la iniciativa es solamente de su dueño es sumamente difícil incorporar el concepto de KM
Y siempre que este orientado a dos segmentos del mercado
– El mercado del KM orientado al know how
– El mercado del KM orientado al know why
– El mercado del know hoy es el del KM orientado a mantener la información de procesos de trabajo en sus diferentes formas
– El merado del know why en cambio es el orientado al aprendizaje organizacional sea en relación a los procesos internos y a los externos.
EL BENCHMARKING SEGÚN KM
El benchmarking es una forma del KM. En el mundo del know hoy consiste en trasladar las mejores prácticas entre problemas análogos. La facilidad que permite es utilizar experiencia ajena
El benchamarking es otra forma del KM. En el mundo del know why consiste en trasladar los conceptos mas operativos entre organizaciones con problemas homólogos; posibilitando utilizar experiencia ajena de ámbitos distintos aunque homólogos.
El KM busca utilizar ambos conceptos para mejorar la organización.
El manejo de alternativas de decisión con parámetros objetivos para la maximización de los resultados.
Los trabajos encarados desde el KM de la organización operan a partir del diagnostico inicial y la implementación de medidas en el terreno.
Autor: LosRecursosHumanos.com