Los costos y el retorno de la inversión
El proceso de outsourcing de la nómina puede aliviar a las empresas de una serie de dolores de cabeza, pero de acuerdo con una encuesta reciente de una firma de asesoría de BPO, la razón número uno para realizar el outsourcing de la liquidación de la nómina sigue siendo la reducción de costos, con aproximadamente el 85% de los encuestados que citan éste como su objetivo primario de negocio.
Es importante aclarar que los ahorros dependen de las circunstancias específicas de las funciones externalizadas y de las necesidades de las empresas.
Pero de manera concreta el impacto presupuestario real que puede tener el outsourcing de la liquidación de la nómina puede variar en promedio entre un 30% y un 50% de sus costos en el mediano plazo. Similar camino puede seguir el outsourcing de los Procesos de Recursos Humanos, con o sin la intervención de un Contact Center para empleados de las empresas.
A continuación se mencionan y explican brevemente las principales áreas de influencia que pueden conducir a reducciones de los costos en las empresas.
El tamaño hace la diferencia
La experiencia indica que las grandes empresas pueden permitirse el lujo de mantener grandes departamentos. Sin embargo, para las pequeñas empresas un servicio de liquidación de nómina “in house” significa una pérdida de dinero. Lo cierto es que el outsourcing supone un ahorro cuya importancia crece cuanto mayor sea la organización.
Más concretamente, la diferencia de costos entre las empresas que proveen servicios de outsourcing de nómina en comparación con aquéllas que lo realizan “in house” es de un 20% o un 25% para las empresas de tamaño medio (300-1.500 empleados) aumentando hasta un impresionante 35/50% en las empresas más grandes (2.000 o más empleados). Sin duda alguna, esta diferencia se origina porque los proveedores de servicios de liquidación de la nómina aprovechan economías de escala, lo que les permite realizar una distribución de los costos a través de una estructura más grande (logrando una reducción de los gastos per cápita). Obviamente, estos ahorros se encuentran en su nivel más alto cuando se combina con una estrategia de outsourcing más amplia (en el que la liquidación de la nómina no es el único servicio que se proporciona para Recursos Humanos), logrando de esta manera aún mayores ganancias de eficiencia.
Outsourcing Integral
Es un hecho comprobado que las soluciones integradas -conformadas por la liquidación de la nómina, la administración de personal, el control de asistencia y la salud ocupacional, el contacto con los empleados a través de un Contact Center y el asesoramiento en las políticas de las empresas- generan a los Clientes un menor costo de administración que las soluciones no integradas que se encuentran conectadas por complejas interfaces de elevado costo de mantenimiento.
Las soluciones que se ofrecen en el mercado y que se caracterizan por su tecnología e integración traen como consecuencia ahorros de costos medibles y totalmente evaluables a través de un ROI. Es por ello que para un “in-house” que utiliza soluciones de recursos humanos integradas ello le representa un ahorro promedio de 15/20% en comparación con aquellas organizaciones que utilizan diferentes plataformas. Sin embargo, cuando las funciones son externalizadas a un profesional en la materia esos ahorros se vuelven en promedio de un 30%.
SaaS (Software como Servicio en la Nube)
Para aquellas empresas que cuentan con la liquidación de la nómina “in house”, la elección que se les presenta es la actual tendencia que implica el servicio SaaS (software-as-a-Service). Éste ofrece sus propios ahorros de costos, flexibilidad, hosting, acceso a las últimas versiones, mantenimiento de la aplicación y escalabilidad. Pero resulta importante destacar que mientras el SaaS permite reducir los costos de una empresa de tamaño medio, los proveedores de servicios de outsourcing de liquidación de nómina y/o Recursos Humanos obtienen aún un ahorro adicional para las empresas que aprovechan un modelo SaaS ".
Conclusiones
Mi experiencia coincide con la realidad que indica que existen una gran cantidad de ahorros en los costos asociados con el modelo de outsourcing de la liquidación de la nómina o Recursos Humanos. Ahorros relacionados con el tamaño de la empresa proveedora de servicios de outsourcing, presencia global y regional, escalabilidad, especialización, experiencia y además por la utilización de herramientas tecnológicas de avanzada (plataformas tecnológicas) en las cuales se apoya para brindar servicios de primer nivel. A su vez, los ahorros pueden llegar a ser mayores aún cuando se trata de servicios de outsourcing integrales (nivel de servicio Comprenhensive Outsourcing) y basados en plataformas SaaS (servicios desde la nube).