LONDRES. Ricoh ha presentado ayer nuevos datos que demuestran que muchas empresas de toda Europa no llevan a cabo un control de los documentos adecuado, lo que va en detrimento de sus resultados y de la agilidad en sus operaciones.
El Indice de Gestión de Documentos de Ricoh (Document Governance Index), elaborado por Coleman Parkes Research, ha revelado que, a pesar de que la inversión total en gestión de documentos supera actualmente la suma aproximada de 14.000 millones de euros anuales en Europa, y que las empresas invierten hasta un 5% de su volumen de negocios anual en este tipo de sistemas, sólo un tercio (39%) de las empresas han puesto en marcha una estrategia de control de documentos para gestionar este aspecto tan importante para sus negocios. Poner en marcha una estrategia o subcontratar dichas tareas simplifica los procesos comerciales y ofrece ventajas a corto y largo plazo en aspectos como la reducción de costes y el impacto medioambiental, lo que redunda en una mayor seguridad y una aplicación más adecuada de los recursos. Además, permite que los directivos centren sus esfuerzos en lograr el crecimiento en sus actividades principales.
A pesar de que el 77% de los altos directivos reconoce que llevar a cabo un control de documentos más eficaz generaría un ahorro de costes, la realidad demuestra que la gestión de los documentos es una actividad esporádica y sin control. Sólo el 38% revisa sus costes "a veces", mientras que hasta un 17% no los revisa en absoluto. Dado que el control de documentos puede generar un ahorro de hasta el 30%[2], estas alarmantes conclusiones sugieren que muchas empresas están perdiendo innecesariamente la oportunidad no sólo de ahorrar costes, sino también de mejorar la productividad de sus empleados y de fortalecer sus políticas de sostenibilidad.
Otra de las conclusiones del informe es que la responsabilidad del control documental está descentralizada y que no existe un departamento responsable para esta función. La mayoría de los encuestados señala que en sus empresas son varias las personas que se encargan de las tareas documentales, y un 57% delega dicha responsabilidad a empleados concretos. El 65% afirma que una parte de la responsabilidad se distribuye entre varios responsables de diferentes departamentos, incluidos directores de RR.HH., directores de oficina/centro de trabajo y directores de ventas y marketing. La solución pasa por adoptar un modelo centralizado con procesos rediseñados que se ajusten directamente a las necesidades específicas de la empresa. El resultado es una estrategia simplificada de gestión de los documentos que aumenta la productividad de los empleados y permite que los responsables de los departamentos puedan centrarse en lo que mejor saben hacer: ayudar a que su empresa crezca.
Tal y como señala Simon Sasaki, CEO de Ricoh Europe: "Aunque el contexto económico actual está propiciando que muchos altos directivos racionalicen sus actividades empresariales, son muchas las empresas que no ejercen ningún control sobre la impresión, el fotocopiado y el envío por fax de documentos. Resulta preocupante que, a pesar de que existe una mayor concienciación sobre las ventajas inmediatas, la mayoría de las empresas de Europa no cuenta con una estrategia de control de documentos. Subestimar los riesgos les hace más susceptibles al exceso de gastos, a una menor productividad, a infracciones de seguridad y a una elevada huella de carbono. Los directivos deben tener en cuenta esta función, que con tanta frecuencia se pasa por alto, haciendo responsable de ella a un alto ejecutivo, así como considerar las ventajas estratégicas inmediatas y a largo plazo para la empresa. Las ineficiencias en esta función son habituales, pero el conocimiento experto de Ricoh puede subsanarlas fácilmente y aportar un verdadero valor empresarial al garantizar un aumento de la productividad, un refuerzo de la seguridad, la maximización de los flujos de trabajo y la capacidad de dar respuesta a las necesidades documentales de cada departamento.
Gestión de documentos en la práctica:
— Una importante ONG europea con más de 2.000 empleadas en Alemania. El propósito era mejorar la facilidad de uso, reducir el consumo de papel y automatizar algunos de los procesos del suministro de consumibles. Ricoh estandarizó la flota de impresoras e incorporó servicios de documentos que generaron un ahorro de hasta el 30% del coste total de propiedad.
— Uno de los supermercados más importantes del Reino Unido, con 502 establecimientos y 290 tiendas de autoservicio, deseaba dar respuesta a sus crecientes necesidades de impresión y fotocopiado, pero su servicio de impresión resultaba caro e ineficiente. Al subcontratar todos los servicios de impresión, tanto in situ como en instalaciones externas, la empresa consiguió ahorrar 500.000GBP en tres años, y tiene previsto ahorrar otras 500.000GBP en la segunda fase del proyecto, que consiste en sustituir las máquinas de sobremesa con dispositivos de impresión más eficientes y rentables.
— Empresa distribuidora global de calzado con más de 30.000 empleados en todo el mundo. La larga cadena de suministro consumía gran cantidad de recursos, pero la empresa necesitaba un sistema sólido y seguro de facturación electrónica que también cumpliera con las normas financieras. La empresa utilizaba un procedimiento lento y complejo para coordinar las tareas internamente, con un gasto aproximado de 4 millones de euros para el envío de 4,5 millones de facturas en papel al año. La empresa ha subcontratado a Ricoh el proceso completo de gestión de facturas para que gestione la transición de los procesos de papel a formato electrónico. En 3 años, la empresa obtendrá un ahorro de costes estimado de 3 millones de euros.
Para descargar el documento técnico y obtener más información sobre las conclusiones del estudio, visite http://www.ricoh.es/research