No existe una fórmula mágica a la hora de negociar. Los grandes negociadores tienen habilidades que son indispensables, ciertas técnicas clave que satisfacen a todas las partes interesadas en un acuerdo.
En "Aprenda a negociar con éxito en 1 semana, Flemming divide en 10 etapas la negociación. Además determina en una semana, día por día, como planificar meticulosamente la Negociación para que nada que de librado al azar y planificarla según la propia conveniencia.
Las diez etapas son:
1. crear el entorno adecuado
2. estudiar los objetivos que se quieren alcanzar
3. tener claro quienes somos y quien es el oponente
4. abrir la reunión
5. hablar y escuchar
6. formular las propuestas
7. presentar la recapitulación
8.cerrar y confirmar el acuerdo
9. evaluar los puntos fuertes y puntos débiles
10. seguir progresando
LUNES
• CREAR EL ENTORNO ADECUADO
Crear el ambiente. Elegir el momento idóneo para negociar. Este día se deberá seleccionar el lugar más adecuado. Para esto hay que tener claro:
√ cómo ve Ud. la situación
√ cómo ve Ud. a su oponente
√ determinar la relación de fuerzas entre ambas partes
√ conocer cuál es su capacidad para soportar la tensión
√ mentalizarse para mantener una compostura especial en situaciones emotivas
√ cuál es la confianza existente entre ambas partes
√ tratar de tener una mentalidad más o menos abierta
√ determinar sus aspiraciones
√ su disposición para escuchar
√ su carisma
Elegir la oportunidad
√ elegir con atención la oportunidad cuando tendrá lugar la negociación
√ recurrir a la paciencia para sentarse con los oponentes (esto puede llevar mucho tiempo)
√ evitar sesiones de negociación espontáneas
√ preparar el temario meticulosamente
√ conocer sus limitaciones y las de su oponente
Elegir el mejor lugar
√ lo importante es contar con un lugar donde Ud. se sienta cómodo y seguro
√ NO a las interrupciones
√ que no sea en el despacho, o en su lugar de trabajo
MARTES
• ESTUDIAR SUS OBJETIVOS
Hay que planificar. Si se dispone ofrecer una cena, deberá ocuparse de :
√ decidir la minuta
√ elaborar una lista de tareas y quien debe ejecutarlas
√ establecer la distribución de los asientos
√ enviar las invitaciones
Preparar un plan de negociación
Principalmente hay que determinar los objetivos propios y darle la mejor valoración posible a los objetivos de su oponente. Hay que saber ponerse en lugar del oponente. Si estamos negociando con una empresa de la competencia habrá que indagar antes en asesores externos, publicaciones y medios del sector, evaluadores independientes, etc.
El plan de negociación incluirá
√ la agenda de asuntos a discutir
√ nuestras objeciones en términos de parámetros
√ preguntas a formular, con objeto de informarnos acerca de la negociación o la postura del oponente.
Se pueden crear dos tablas, y completarlas con lo siguiente:
| Mis objetivos más importantes | Los objetivos más importantes de mi oponente |
| 1 | |
| 2 | |
| 3 | |
| 4 | |
| 5 | |
| Concesiones que estaría dispuesto a ceder | Concesiones que deseo obtener |
| 1 | |
| 2 | |
| 3 | |
| 4 | |
| 5 |
MIÉRCOLES
• TENER CLARO QUIENES SOMOS Y QUIEN ES EL OPONENTE
Una faceta de la eficacia personal en lo que se refiere a negociaciones es la utilización de un estilo de comunicación adecuado. Todos utilizamos uno de estos dos estilos:
1. estilo extravertido. Se intenta convencer al oponente mediante argumentos, haciendo explícitos nuestros objetivos. Una técnica de persuasión directa.
El extravertido
√ siempre tiene la última palabra.
√ es una fuente de ideas y sugerencias
√ disfruta con discusiones y polémicas
√ no le importa agitar los ánimos durante la interacción
√ expresa sus pensamientos más íntimos sin reparos
√ suele salirse con la suya en las conversaciones
Este modelo es bueno pero a veces se llega al extremo de "al pan, pan", no escatima en críticas a los demás y a veces adopta posturas agresivas. Es útil para negociaciones de 1 vez ó 2 pero no si se mantiene una relación de continuidad con el oponente.
2. estilo introvertido. Intenta "tirar" del oponente para que se vaya acercando a su postura por motus propio y haga lo que desea. Es un recurso manipulador y sutil.
Sondea las actitudes y argumentos de los oponentes en busca de puntos débiles.
√ logra que el oponente se sienta cómodo
√ lo induce a exponer muchas ideas (con preguntas abiertas, por ej.)
√ es capaz de desarrollar dichas ideas y generalizar sobre ellas
√ fomenta un ambiente cálido y amistoso
√ prodiga elogios y reconoce el merecimiento de los demás
√ evita las observaciones ofensivas
√ no tiene inconveniente en admitir un error
√ busca la conciliación si los ánimos se han encrispado
√ confiesa sus propias debilidades.
Todos estos puntos le servirán para obtener de los demás la información que necesita para conducir cualquier negociación, y saber los puntos fuertes y débiles del oponente.
Otro punto estratégico a tener en cuenta es: ¿Donde nos reuniremos?
Cuales serían los beneficios de reunirse en lugar propio o en el del oponente.
| Jugar en casa | Jugar en campo contrario |
| mejor control de la situación | posibilidad de observar la intimidad del oponente |
| posibilidad de excluir interrupciones | tal vez el oponente estaría más dispuesto a hacer concesiones |
| puede Ud. orquestar los descansos | en caso de llegar a un punto muerto en la negociación se puede presionar con la amenaza de remitir el asunto a otro nivel superior |
| disponibilidad de información necesaria | |
| "superioridad" moral en caso de retrasos |
JUEVES
• ABRIR LA REUNIÓN, HABLAR, ESCUCHAR
√ el rito inaugural
√ saber hablar y escuchar
Cómo abrir la reunión
Antes que nada conviene ganar tiempo para crear un clima de mutua confianza entre los presentes. Comentar el tiempo o citar el nombre del interlocutor para demostrar que lo recordamos, son conductas apropiadas para empezar.
La agenda
Es bueno que todos puedan poner sobre la mesa los puntos de su agenda.
Hay algunos "trucos" que serán de utilidad si no se notan demasiado y si se hacen por única vez:
√ hacer que el asiento del oponente quede un poco más abajo que el nuestro
√ sentar al oponente de cara a la ventana y que le de el sol en la cara
√ subir o bajar mucho la temperatura local
√ situar un reloj en lugar destacado para conferir la sensación de urgencia
Hablar
Evitar términos o expresiones arrogantes y egocéntricas ya que tiran por la borda la aceptación de propuestas. Dominar las reacciones demasiado emotivas. Hay que mantener la cabeza fría, evitar excesos retóricos sin perder el dominio de uno mismo.
Escuchar
Tratar de escuchar con atención y no pensar preguntas mientras el otro habla o expone sus argumentos. Indefectiblemente se perderán detalles muy valiosos para la negociación.
√ mirar a los labios del oponente mientras él habla y mirar a los ojos mientras habla Ud. para observar como recibe lo que dice.
√ fijarse en el sentido más profundo del mensaje y no en las palabras sueltas
√ tomar notas
√ no tratar de adelantarse a lo que va a decir, no dar nada por supuesto, ni ayudarle a terminar la frase
√ categorizar la aportación del oponente (si aclara, resumen lo ya dicho o plantea algo nuevo) y preparar una contestación adecuada.
√ cuanto más concentrado Ud. se encuentre, mejor.
VIERNES
• LA PROPOSICIÓN
Para efectuar la proposición que nos interesa, es necesario tener en cuenta:
1. el momento oportuno
2. cómo inducir la exposición
3. la mejor fórmula posible
4. la defensa de los principios
5. cómo desmontar inhibiciones
Cómo inducir la presentación de una propuesta
Hay que preguntar al oponente si le parece bien realizar una propuesta. Esto le dará confianza y demuestra que cedemos la iniciativa. Los términos exactos de nuestra propuesta son de vital importancia. La mejor fórmula sería:
En lugar de :
"Si Uds. nos conceden el pago a 30 días entonces nosotros consideramos aceptables sus precios"
Proponer:
"Voy a proponerles una solución: tal vez podrían buscar la manera de agilizar el pago, digamos a 30 días, lo que nos permitiría tratar de ajustarnos a sus precios…"
SÁBADO
• RECAPITULAR, CERRAR EL ACUERDO Y CONFIRMARLO
¿Qué aptitudes debemos desarrollar para ser capaces de cerrar satisfactoriamente una reunión negociadora?
√ recapitular los progresos alcanzados
√ "re pescar" temas discutidos al comienzo para integrarlos al acuerdo
√ ofrecer concesiones para mejorar el acuerdo
√ elegir estrategias idóneas de persuasión
√ vincular entre sí diferentes puntos del acuerdo
√ escuchar cuando nos ofrecen una concesión
√ utilizar técnicas de conclusión oportunas
DOMINGO
• EVALUACIÓN DE RESULTADOS Y CONFIRMACIÓN DEL PROGRESO
Habría que evaluar si:
1. ha dedicado suficiente tiempo para preparar la negociación antes de comenzar
2. ha discutido el tema con otras personas de la empresa
3. ¿qué cosas me motivan? cuál es mi talón de Aquiles?
4. ¿soy capaz de escuchar disciplinadamente?
5. ¿poseo la cualidad para que los demás se hallen a gusto?
6. ¿sé establecer un equilibrio entre hablar y escuchar?
7. ¿domino las técnicas de la conclusión? (persuadir, recapitular, sorprender con una concesión de última hora, vincular cuestiones entre sí)
8. ¿tengo facilidad para ser positivo y perseverar?
9. ¿se ha establecido una agenda en común e identificado el terreno común o puntos de coincidencia?
10. ¿quien controla la reunión?