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Enviar mensajes que se entiendan

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La comunicación es la base de la interacción humana y las relaciones interpersonales no pueden existir sin ella. A través de la comunicación, las personas interactúan para intercambiar información y transmitir significado. Toda ación cooperativa depende de una comunicación eficaz. Los directivos y subordinados, miembros de un equipo, y amigos, dependen de la comunicación para conocerse, desarrollar confianza, coordinar sus acciones, planificar estrategias para cumplir objetivos, aceptar una división del trabajo y conducir actividades de grupo.

Aumentar la claridad del mensaje

El emisor tiene que tomar la iniciativa de eliminar las barreras a la comunicación asegurándose de que el mensaje sea claro y comprensible para el receptor. Hay varias cosas que se pueden hacer para lograr este objetivo.

Utilizar varios canales

La probabilidad de que un mensajes se entienda bien puede aumentar si se transmite por vairas vías. Los ejemplos incluyen acompañar el mensaje verbakl de gestos faciales y corporales o de dibujo. Comunicar el mensaje por varias vías garantiza que el receptor tiene la oportunidad de recibir el mensaje a través de más de un sentido. Un directivo que hable de la necesidad de aumentar la calidad de producción, por ejemplo, podría transmitir urgencia a través de varios canales de palabras, tono de voz, expresión facial, gestos, imágenes, posturas y presentaciones audiovisuales.

El mensaje tiene que ser completo y específico

Cuando el contenido de un mensaje es nuevo para el receptor, o está poco familiarizado con él, el emisor puede hacer qu eel mensaje sea completo y específico proporcionando una cantida de información y detalles suficiente. Si el receptor conoce bien el marco de referencia del emisor, será más probable que interprete el mensaje correctamente. Si el emisor hace referencia a plazos y ejemplos concretos, disminuirá la probabilidad de que el receptor haga una mala interpretación.

Hacerse responsable

El emisor se hace responsable de los sentimientos y evaluaciones que transmiten sus mensajes utilizando pronombres personales como “yo” y “mi”. Generalizaciones del timpo “todo el mundo piensa así” dejan lugar a la duda, ya que alguien podría no sentirse identificado. Los mensajes en los que se utiliza el “tú” y el “ustedes” a menudo hacen que el receptor se ponga a la defensiva. Pero un mensaje que utilice el “yo” como “me molesta mucho esperar cuando llegas tarde” no es ambiguo y describe los sentiemientos del que lo envía.

Ser congruente

Es muy importante que los mensajes sean congruentes con los actos del que los envía. Ser incongruente diciendo una cosa y haciendo otra confunde a los receptores. Si, por ejemplo, los directivos dicen a los subordinados que siempre “están disponibles” para ayudarles, pero luego se muestran condescendientes y despreocupados cuando acuden a ellos con problemas, están comunicando algo bastante diferente del mensaje verbal.

Simplificar el lenguaje

La retórica compleja y la jerga técnica confuden a los que no utilizan o no conocen este lenguaje. Muchas organizaciones desarrollan un lenguaje especial o jerga que es distinto al de la propia compañía y que está compuesto por palabras y frases que definen personas, situaciones, acontecimientos y cosas.

Mantener la credibilidad

La credibilidad de un emisor es lo más importante de las comunicaciones interpersonales eficaces. La credibilidad del emisor se refleja en la opinión del receptor de que el emisor es de confianza. Los factores que aumentan la claridad de la comunicación, como la congruencia de los mensajes verbales y no verbales, contribuyen a la credibilidad del emisor,así como las dimensiones adicionales.

Saber de lo que se habla

Los receptores prestarán más atención si perciben que el emisor domina el tema que está comunicando algo, como cuando una persona autorizada para ofrecer determinada información da instrucciones. El emisor perderá credibilidad, sin embargo, cuando el receptor percibe que no sabe de qué está hablando.

Otros aspectos a tener en cuenta:
Desarrollar confianza mutua
Compartir toda la información relevante
Ser honesto
Ser formal
Ser amable y simpático
Ser dinámico
Obtener feedback
Solicitar feedback al receptor
No ponerse a la defensiva
Comprobar si le han entendido
Preguntar para aclarar cualquier duda

Fuente: “El nuevo arte de gestionar equipos. Un enfoque actual para guiar y motivar con éxito”. Deusto. 2010 Autores: Phil Hunsaker. Tony Alessandra

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