El buzón de sugerencias para empleados siempre tuvo el formato de caja de cartón o madera (la mayoría utiliza los de cartón que son más económicos) sellados, del tamaño de una urna, con una ranura para introducir el formulario con la sugerencia. Pero en los últimos años, muchas empresas optaron por hacerlo de manera virtual.
El formato del buzón de sugerencias en principio depende mucho de la población interna de la empresa. Por ejemplo las empresas de correo privado donde el 80% de sus empleados trabajan en la calle todo el día, implementan buzones de sugerencias fisicos, ya que los empleados no cuentan con una computadora por persona. Otras empresas del estilo fábricas con mucha población de operarios, utilizan el buzón de sugerencia físico y no el virtual ya que sus empleados no pueden acceder a correo electrónico.
Con el crecimiento de las nuevas tecnologías, la practicidad y el control que permiten muchas empresas cuentan con un buzón de sugerencias virtual que es una casilla de correo electrónico especial. Por ejemplo buzondesugerencias@miempresa.com.
Una casilla única que a menudo la abre el responsable de comunicación interna (que responde cuestiones simples) y el Director de Recursos Humanos o el máximo responsable de recursos humanos. Para aumentar su efectividad y evitar conflictos de intereses, los mensajes enviados a esta casilla a su vez se copian automáticamente al e-mail de 2 directivos más por ejemplo el Gerente General y el Director de Operaciones.
Empresas como Microsoft Argentina donde el 100% de sus empleados trabajan toda la jornada conectados a Internet, cuentan con buzón de sugerencias virtual y físico. Para algunas personas les puede ser más conveniente depositar su sugerencia en el buzón físico porque de esta manera preserva el anonimato.
Otro formato de buzón de sugerencias virtual puede darse a través de kioscos electrónicos que las empresas ponen en sus instalaciones, donde los empleados pueden averiguar temas laborales y enviar mensajes a través de un formulario especial para sugerencias.
Las áreas de recursos humanos pueden proveer del buzón de sugerencias mediante ambos formatos, virtual y físico cualquiera sea su población interna porque ambos soportes ofrecen sus pro y sus contras.
Más allá del formato es importante la difusión de esta herramienta y el cambio de cultura para que la gente no sienta temor de utilizar el buzón de sugerencias, algo que es muy frecuente en las empresas.
Los responsables de recursos humanos suelen fomentar el uso del buzón de sugerencias pero los jefes directos o mandos suelen sutilmente desaconsejar o ver con malos ojos su uso por temor a que su gente pueda perjudicarlos.
Es frecuente escuchar a los responsables de comunicación interna quienes esperan ansiosos los formularios o correos electrónicos del buzón de sugerencias, quejarse porque nadie utiliza la herramienta a pesar de las campañas y la inversión que han realizado en buzones físicos.
Una buena idea podría ser organizar una Jornada de Sugerencias, para alentar a la gente a que escriba una sugerencia en un papel durante todo el día y la deposite en el Buzón para perder el miedo o la falta de costumbre de utilizarlo. Luego el área RRHH puede comunicar las sugerencias más destacadas y cual será su forma de resolución o implementación en el corto plazo.
