Software de Recursos Humanos: en la diferencia está el gusto

Publicado por LosRecursosHumanos.com el 28 de marzo de 2008

Las organizaciones exitosas eligen el software de recursos humanos que más se adapte a sus necesidades.
Cuando se habla de profesionalizar la gestión de los recursos humanos, se asocia muchas veces este concepto a contar con un  software capaz de mejorar el desempeño del área. El mercado cuenta con una diversidad de soluciones que parece crecer año tras año.
Cada organización o empresa detecta las necesidades propias y adquiere el software que más se adapte a sus necesidades, que posea el soporte apropiado para cada negocio.

Estas soluciones integradas resuelven gran parte de las necesidades del área Recursos Humanos:

- administración de personal (asistencia, puntualidad, médico, etc.)

gestión de los recursos humanos (desarrollo de carreras, búsquedas de personal, etc.)

liquidación de sueldos y haberes

En las entrevistas realizadas por LosRecursosHumanos.com todos coincidieron en lo mismo. La competencia es cada vez mayor, impulsada por estudios pequeños de desarrolladores que compiten con las empresas ya consolidadas.
La adquisición del software de recursos humanos es una gran responsabilidad ya que la implementación trae consigo la capacitación de todos los integrantes del área. Una vez que la empresa compra el producto, la implementación del mismo lleva un promedio de 3 meses y luego, si bien puede recurrir al soporte, la empresa debe contar con líderes que asistan en la utilización de esta solución. “El equipo de proyecto debe estar integrado por líderes capaces de transmitir el conocimiento” dice Rodrigo Caballé, del Departamento de Educación de SAP,  y cuando esto falla las consecuencias no se hacen esperar. Carlos Stella, Gerente de Alianzas y Educación de América del Sur de SAP, dice que con las rotaciones de personal, si no se capacita adecuadamente a los nuevos integrantes, es posible que en el mediano plazo se vaya perdiendo la utilidad del producto, por ende perdiendo la inversión.

En definitiva se dan muchos cambios en la organización con el software de recursos humanos en la empresa, a saber:

- cambia la forma de trabajar
– los procesos se hacen rápidos, eficientes y homogéneos (no hay que depender de las planillas de excel que cada persona hace a mano)
– se agiliza la toma de decisiones, ya que con una simple acción se pueden conocer datos y estadísticas muy valiosas sobre el personal.

Hay que impulsar un cambio organizacional para instalar un ERP, no es sólo comprar un software. Impacta en la gente de manera diversa, requiere de un proceso de adaptación y el área de Recursos Humanos es la responsable del éxito del proyecto.
“Cuando instalamos un sistema integrado de gestión o (ERP, por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning systems) las áreas de algunas empresas que se organizan como compartimentos estancos pasan a integrar sus procesos y esto genera un importante cambio en la forma de trabajar”, dice Carlos Stella de SAP.
Pero a la hora de vender todos aseguran tener el mejor producto para todas necesidades.
Algoliq, es una empresa argentina, que trabaja en desarrollo de software para Recursos Humanos desde hace 27 años. Francisco Suárez su Director Comercial asegura: “Hemos pasado por todo. Cambios de monedas, de presidentes, crisis económicas, legislación, de todo y todavía seguimos aquí”. Con respecto a las organizaciones que quieran adquirir un software de este tipo, Suárez advierte que muchas empresas compran los productos, pero no se preocupan por conocer quienes están detrás del mismo. “Deben ir a las oficinas, ver como los atienden, saber quienes son los dueños de la empresa. Deberán utilizar el soft por cinco o diez años y si no conocen quienes están detrás, esto puede acarrearles muchas sorpresas”.
El producto de Algoliq  se llama AlgoliqNet y una de sus mayores credenciales es trabajar con la empresa Arcor desde hace 12 años, que gestiona a sus 20.000 empleados mediante esta solución. También trabajan con Celulosa Argentina, Sancor, Aceitera General Deheza, John Deere y varias gobernaciones provinciales.
Por otra parte están las empresas que se ocupan especialmente de organizar los procesos como Gestión Compartida. Leonardo Coca, Gerente Comercial, dice que “cada cliente tiene necesidades muy diferentes”. Con respecto a la tendencia actual en la utilización de software de recursos humanos, Coca dice que “los directivos aseguran la gestión administrativa de recursos humanos mediante la tecnología y focalizan sus energías en la Capacitación y el Desarrollo de las personas”. Gestión Compartida implementa SAP y otras soluciones en las organizaciones. Asiste al Grupo Clarín, Telmex y a la industria tabacalera, entre otras.
Otra empresa nacional es Nexus Group que desde 1991 han desarrollado un sistema propio de gestión integral de recursos humanos que se llama Nexus HR. Además, han creado el módulo de liquidación de haberes que utiliza SAP en el país. Sólo con Nexus HR se liquidan unos 150.000 sueldos mensuales en Sudamérica.
Tienen oficinas propias en varios países de América Latina Chile y Colombia y a través de socios Perú, Costa Rica, Paraguay, Uruguay y Bolivia.
“Implementamos Nexus HR en Chile desde 1999, cuando SAP aún no tenía solución de nómina” dice Daniel Femenia, Director Comercial de Nexus Group. Nexus HR es bien conocido por el sector de retail, tiene como clientes a Carrefour, Coto, Jumbo, Leader Price entre otros.
Carrefour definió inicialmente un proyecto descentralizado de Administración de Personal y Liquidación de Haberes, instalando Nexus HR en servidores de base de datos en cada uno de los Hipermercados, a los que accedían en total más de 100 puestos clientes, desde donde se corrían los procesos de liquidación correspondientes a cada una de las dotaciones.
Nexus Group también trabaja con Coca Cola (integrado con SAP), Banelco, Banco de Córdoba y otros. La implementación de este producto lleva entre 3 ó 4 meses.
La tecnología permite al área de  Recursos Humanos profesionalizarse, crecer dentro de la organización  y obtener más resultados y de mejor calidad. Así lo demuestran las empresas más exitosas del país.
Aunque algunos todavía se encuentran en un estadio primitivo. Francisco Suárez de Algoliq dice con asombro: ¡Todavía hay empresas que gestionan curriculums en papel o liquidan impuesto a las ganancias con excel!
Pero el secreto del éxito de las empresas que desarrollan software de RRHH está en la actualización permanente del producto, adaptado lo más posible, a la realidad de cada país o región. En Argentina los bruscos cambios en la legislación laboral e impositiva hacen que sea todo un desafío actualizar los sistemas y brindar el soporte específico a los clientes. "Los chilenos dicen  ‘quien liquida sueldos en Argentina, liquida en cualquier parte del mundo" comenta Suárez.
Enzo Puma, es Gerente de Marketing de Sistemas Bejerman, una empresa nacional que desarrolla desde hace 20 años diversos sistemas de gestión. Su programa de liquidación de sueldos y haberes es utilizado por 4500 contadores y 1800 empresas. En Agosto de 2004, presentaron e-Flexware RRHH, un sistema de gestión integral de recursos humanos,  que con gran flexibilidad de acción: “el cliente define las funcionalidades como desea” dice Puma y asegura muchas prestaciones entre ellas la adaptación de los diferentes convenios colectivos de trabajo.
Sobre como nacen estos productos, Bejerman, al igual que otras empresas nacionales realizan el análisis, diseño, programación, prueba, testeo y comercialización.  “Sólo en Investigación y Desarrollo contamos con más de 80 personas” señala Puma. Si bien el producto es nuevo ya se encuentra funcionando en unas 30 organizaciones de entre 400 y 2000 empleados, entre ellas Arredo, Alfajores Jorgito y Cooperativa eléctrica de Luján.
En conclusión, las claves para el desarrollo exitoso de la implementación del software de Recursos Humanos, radica

1) en la seriedad, trayectoria y capacidad de soporte técnico de la empresa que lo pone en marcha.
2) en lograr un cambio organizacional previo y durante la implementación que asegure la buena predisposición de las personas (no sólo del área de Recursos Humanos, sino también del área de Sistemas que asiste en forma permanente y de la Alta Dirección que da el visto bueno para iniciar el cambio) hacia el proyecto
3) en la capacitación del personal para utilizar las funcionalidades del producto si es posible en un ciento por ciento.