Sistema de Gestión de Higiene y Seguridad Laboral para Cooperativa Eléctrica

Publicado por LosRecursosHumanos.com el 1 de Abril de 2008

ABSTRACT

En la presente publicación se describe el proceso de estudio y diseño de un Sistema de Gestión de Higiene y Seguridad Laboral basado en la norma IRAM 3800 a una Cooperativa Eléctrica. Se comienza con un relevamiento inicial de las condiciones laborales y riesgos presentes en la empresa, con la base de los resultados obtenidos se elabora el manual procedimientos y registros del sistema de gestión de riesgos de trabajo. La aplicación del mismo permite una identificación de los riesgos significativos y la elaboración de un plan de mejora. Por último se elabora el plan de inversiones necesario para la implementación del sistema de gestión de riesgos.

INTRODUCCIÓN

En Argentina el IRAM (Instituto Argentino de Normalización) ha dispuesto la norma número 3800 para la indicar la forma en que deben gestión Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO) con los objetivos de mejorar el desempeño en seguridad y salud de las organizaciones, proveyéndoles una guía de cómo la gestión de SySO puede ser integrada con la gestión de otros aspectos del desempeño de negocios.

La Norma IRAM 3800 comparte los principios comunes del sistema de gestión con la serie IRAM 9000 de “Gestión de la Calidad” y con las normas IRAM 14000 de “Gestión Ambiental”, no siendo éstas un prerrequisito  para la operación de esta norma.

La Norma IRAM 3800 se ha elaborado a partir del cuerpo principal de la norma bri-tánica BS 8800/96 Guide to Occupational Health and Safety Management Systems, transformando su carácter de guía en un conjunto de requisitos, algunos de los cua-les se han ampliado para una mejor integración con la norma IRAM 14001.

Los elementos del sistema de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional especificados por la Norma IRAM 3800 se muestran en la Figura 1, los mismos forman una espiral ascendente con el objetivo del mejoramiento continuo como eje.

Figura 1 : Elementos del sistema de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional

Tomando a dicha Norma como base se realizó un estudio de implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad e Higiene Laboral para una Cooperativa Eléctrica que permita lograr  los siguientes objetivos:

·     El cumplimiento de las leyes y normativas de Higiene y Seguridad en el Trabajo actualmente vigentes en Argentina.

·     El desarrollo de una metodología de administración de riesgos que garantice su identificación, evaluación y control dentro de un marco de mejora continua.

·     La reducción de la siniestralidad mediante la prevención y mejoras de las condiciones de trabajo.

·     Permitir que la Cooperativa eleve su categoría de control de riesgos a Nivel 4 según Decreto 170/96 impuesto por la Superintendencia de Riesgos de Trabajo (SRT), dependiente del Ministerio de Trabajo en Argentina.

Sobre la base de estos objetivos y la Norma mencionada, se comenzó el estudio con una revisión de la situación inicial de la Cooperativa Eléctrica, analizándose sus actividades principales. Posteriormente, se diseñó un Sistema de Gestión Integral de Seguridad e Higiene Laboral estableciéndose la estructura documental del sistema consistente en la redacción del Manual del mismo, sus procedimientos y registros. Dicho Sistema fue aplicado a los datos relevados para determinar los riesgos principales y establecer un plan de mejora. Finalmente se elaboró un plan de inversiones para la implementación del Sistema.

Revisión de la situación inicial de la cooperativa

Se realizó una evaluación del estado de cumplimiento de la legislación vigente y los riesgos existentes en las actividades desarrolladas por la Cooperativa. Para ello se utilizaron cuestionarios provistos por la SRT. Del mismo se pudo obtener que la Cooperativa poseía un grado práctico aceptable de cumplimiento con las exigencias actuales, aunque carecía de un sistema orgánico que permitiera garantizar el control de los riesgos y su tratamiento en conformidad con el marco legal vigente.


Sistema de gestión de riesgos

Sobre la base de los resultados de la revisión inicial se diseño el Sistema de Gestión de Seguridad e Higiene Laboral, el cual respeta todos los puntos de la Norma IRAM 3800 tal cual se muestra en la Figura 1.

A continuación se detalla en rasgos generales la forma de cumplimiento de cada uno de dichos puntos.

Revisión de la situación inicial

Para el cumplimiento de este requisito se estableció un método para la evaluación de riesgos de forma que todos los riesgos existentes en las actividades normalmente desarrolladas por la Cooperativa serán identificados y evaluados a fin de determinar los riesgos significativos para la seguridad y salud de los empleados, teniéndose en cuenta los requerimientos legales y los que corresponda.

A su vez, se estableció la diferencia entre riesgos significativos y no significativos, siendo estos últimos los riesgos que, en una evaluación previa, hayan demostrado que los controles existentes o planeados:

• Se encuentran conformes a las normas o requisitos legales.

• Son apropiados para las tareas.

• Son o serán comprendidos y empleados por las personas afectadas.

En la evaluación de riesgos se realiza la identificación de los peligros, una estimación de la severidad, probabilidad de ocurrencia, capacidad de detección previa, grado de tolerancia al riesgo, aspectos legales y medidas de control existentes. Esta evaluación de riesgos debe ser realizada por personal competente con conocimiento práctico de las actividades de trabajo.

A los fines de incorporarla formalmente al sistema se estableció un procedimiento específico con registros adecuados. En la Figura 2 puede un esquema de aplicación del mismo. En el registro de Análisis Preliminar de Riesgo (APR) se detallan y evalúan los riesgos presentes según las actividades realizadas en la Cooperativa, también se tiene en cuenta el estado de cumplimiento de las leyes de SySo en el trabajo vigentes. Posteriormente se consolidan los riesgos presentes en el Mapa De Riesgos (MDR) donde son ordenados según su grado de importancia

Figura 2: Esquema de implementación del procedimiento de revisión inicial

Política de Seguridad e Higiene

Para cumplir con este requisito se estableció la siguiente política a ser aceptada por la Dirección de la Cooperativa:

"La COOPERATIVA define como parte de su Política Empresarial y factor prioritario para su crecimiento, el mantenimiento de la mejora continua de las condiciones de Seguridad, Higiene y Salud Ocupacional, convencida de que no existe un verdadero desarrollo sin condiciones de trabajo aptas para sus empleados.

En este sentido, la Comisión de Administración establece un compromiso formal y asume la responsabilidad por el establecimiento, mantenimiento y mejora continua de un Sistema de Administración de Riesgos.

Los objetivos que se establecen para el mismo son:

• Todos los accidentes pueden y deben ser prevenidos prestándose especial énfasis en las causas que los originan.

• El respeto por el mantenimiento de las condiciones de trabajo seguras es una obligación ineludible de nuestra Cooperativa. En ese sentido se proveerán todos los recursos necesarios para cumplir con los requerimientos legales y de mejora continua del ambiente de trabajo.

• Todas y cada una de las personas que integran nuestra Cooperativa tienen el derecho de recibir condiciones de trabajo seguras y, a su vez, son responsables de su mantenimiento.

• La participación y capacitación continua de nuestro personal y de nuestros proveedores son esenciales para crear hábitos y actitudes que favorezcan la prevención de accidentes. Esta responsabilidad es primordial para todos los niveles de la Cooperativa, comenzando por el Consejo de Administración.

Se asegurará que esta Política y los Objetivos de Seguridad e Higiene Laboral definidos para la Cooperativa sean conocidos, comprendidos, implementados y mantenidos por todos los funcionarios de la Cooperativa."

Planificación

Mediante un procedimiento específico se estableció que el Servicio de Seguridad e Higiene Laboral sobre la base de los resultados de la evaluación inicial, debe analizar los riesgos significativos elaborando dos clases de documentos: el Estudio Particular de Riesgo (EPR) y el Tratamiento de Riesgo (TDR) para cada uno de los riesgos significativos. Posteriormente la Cooperativa, a través del Servicio de Seguridad e Higiene Laboral con colaboración de otras áreas, elaborará un Plan de Soluciones de Ingeniería y Gestión sobre la base de los resultados de la evaluación inicial, tal como se indica en la Figura 3; en el plan se tomarán en cuenta las soluciones de ingeniería, evaluación de costos y cronograma de aplicación. Además, se elaborarán planes de inversión, de elementos de protección personal y de capacitación

Figura 3: planificación

Se estableció que para las ejecuciones de obras se debe confeccionar un Programa de Seguridad de Obra, a cargo del Servicio de Seguridad e Higiene Laboral, cuyo contenido y períodos de validez y revisión dependerán de la magnitud de la misma. Se utilizan los resultados de la evaluación inicial para la elaboración de dicho plan. Además, se estableció el requisito obligatorio de que no puede comenzarse una obra sin la previa aprobación del Plan de Seguridad de la misma.

Implementación y operación

Este requisito se cumplió mediante procedimientos específicos de:

·     Capacitación, toma de conciencia y competencia; donde se indicó que la Cooperativa debe tomar recaudos para identificar las competencias requeridas en todos los niveles dentro de ella y organizará la capacitación necesaria, de modo de asegurar que todos los empleados sean idóneos para cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Asimismo, se indicó como obligatorio la redacción e implementación de un plan de capacitación anual según los requerimientos de la Cooperativa.

·     Comunicaciones; donde se estableció que la Cooperativa debe mantener un canal de comunicación fluida y efectiva de información sobre Higiene y Seguridad Laboral con todos los niveles de la empresa utilizando exposiciones informativas, carteles, paneles, indicadores del Sistema de Administración de Riesgos, etc.

·     Emisión y Control de la Documentación del Sistema de Administración de Riesgos, en donde se establece que a estructura documental del Sistema de Administración de Riesgos está compuesta de:

• Documentación de 1º Nivel: Manual de Seguridad e Higiene en el Trabajo

• Documentación de 2º Nivel: Procedimientos de Seguridad e Higiene (PS)

• Documentación de 3º Nivel: Programas de Seguridad de Obra

• Documentación de 4º Nivel: Registros

Estos documentos deben ser revisados y aprobados por la Dirección. Los registros son guardados por cierto período de tiempo según requisitos legales o establecidos por la Cooperativa

En la Figura 4 puede apreciarse la pirámide documental anteriormente mencionada.

·         Control Operativo de las disposiciones de Higiene y Seguridad Laboral; el cual debe efectuarse mediante:

• La asignación de los recursos adecuados a cada tipo de actividad.

• Mediciones del desempeño del personal que permitan conocer el grado de cumplimiento de las disposiciones del Sistema de Administración de Riesgos (por ejemplo: sistemas seguros de trabajo, permisos de trabajo, respeto de los procedimientos de trabajo, etc.).

• Mediciones del desempeño del Sistema de Administración de Riesgos mediante, resultados de auditorías, acciones correctivas y análisis estadístico de registros de accidentes, incidentes, enfermedades y demás evidencias históricas.

• Revisión y aprobación de los procedimientos de Higiene y Seguridad elaborados por el Servicio de Seguridad e Higiene Laboral.

• Mediciones de los agentes químicos presentes mediante laboratorios acreditados.

·         Preparación y respuestas ante emergencias; donde se estableció que el Servicio de Seguridad e Higiene Laboral establecerá y mantendrá procedimientos para identificar, enfrentar y responder ante accidentes y situaciones de emergencia previsibles y para anticipar y mitigar sus efectos y consecuencias

Figura 4: Estructura documental del Sistema de Gestión de Riesgos

Verificación y acciones correctivas

Este requisito fue implementado mediante el establecimiento de procedimientos específicos de:

·         No conformidades, acciones correctivas y preventivas; en donde se indicó que la Cooperativa establece y mantiene un procedimiento para definir la responsabilidad y la autoridad en el manejo y la investigación de las no conformidades, tomando medidas para mitigar sus efectos y consecuencias, identificando sus causas fundamentales y aplicando acciones correctivas y preventivas. Se indicó que cualquier acción correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de las no conformidades debe ser adecuada a la magnitud de las deficiencias y proporcional a los efectos y consecuencias.

·         Auditorías; se indicó que además del seguimiento de rutina del desempeño del Sistema de Gestión de Riesgos, la Cooperativa debe realizar auditorias periódicas que permitan una apreciación más profunda y más crítica de todos los elementos del Sistema de Administración de Riesgos, según requerimientos de la Revisión por la Dirección. Estas auditorías se clasifican en internas, a cargo del Servicio de Seguridad e Higiene Laboral, y externas, a cargo de entidades acreditadas.

Revisión por la Dirección

Para este requisito se estableció un procedimiento específico en el cual se indica que el Consejo de Administración de la Cooperativa debe definir la frecuencia y el alcance de la revisión periódica del Sistema de Gestión de Riesgos, de acuerdo con sus necesidades. En estas revisiones se deben considerar:

• El desempeño global del Sistema de Gestión de Riesgos

• El grado de cumplimiento y revisión de la política y los objetivos de Seguridad e Higiene Laboral.

• El desempeño de los elementos individuales del sistema.

• El plan anual de auditorías internas y externas

• Los resultados de las auditorías.

• Los efectos producidos por factores internos y externos, tales como cambios en la es-tructura de la Cooperativa, legislación en trámite de aprobación, introducción de nueva tecnología, etc.

• Definición de las acciones necesarias para remediar cualquier deficiencia encontrada.

Aplicación del sistema de gestión de riesgos

Identificación y evaluación de riesgos

Mediante la aplicación del procedimiento correspondiente según el Sistema de Gestión de Riesgos, se identificaron las tareas que se realizan en la Cooperativa. diferenciándolas entre actividades realizadas en la sede de la Cooperativa y las ejecutadas fuera de la misma. Se utilizó un código alfanumérico para identificar las actividades y se realizaron los registros correspondientes a las planillas APR.

La metodología seguida permitió identificar los riesgos con mayor importancia en las actividades realizadas por la Cooperativa, los cuales son listados en los dos formularios MDR, uno para las actividades dentro de la Cooperativa y otro para las actividades en el campo.

Se identificaron los riesgos principales presentes en las actividades de la Cooperativa según el criterio de que su Indice de Prioridad de Riesgo (IPR) debe ser igual o mayor a 80 o su filtro de importancia afirmativo. Una vez identificados los riesgos principales, se procedió a detallarlos mediante los formularios EPR, anexándoles toda la información que se considerara pertinente.

Cada riesgo seleccionado posee un EPR en donde se encuentran especificados todos los datos del mismo y las soluciones adoptadas, el objetivo prioritario de cada una de las soluciones es reducir el IPR a un valor inferior a 80 o el cumplimiento de las disposiciones legales exigidas. Mediante la aplicación del procedimiento específico de Evaluación y Tratamiento de Riesgos, por cada EPR se crea un TDR para su tratamiento de riesgos.

Las soluciones propuestas en los TDR se consolidaron en los siguientes planes y crono-gramas:

• Plan de Capacitación y Cronograma de Capacitación, en la Figura 5 puede observarse parte de este plan.

• Plan Elementos de Protección Personal, en la Figura 6 puede observarse parte de este plan.

• Plan de Implementación de Soluciones de Gestión e Ingeniería, en la Figura 7 puede observarse parte de este plan.

Plan de inversión

Sobre la base de los planes y cronogramas anteriores se evaluaron los costos de implementación y su distribución en el tiempo durante un período de 2 (dos) años.

Esta información se presenta en los siguientes documentos:

• Análisis costo de implementación.

• Plan de Inversión.

 Conclusiones

Sobre la base de la Norma IRAM 3800 y el relevamiento realizado sobre las necesidades de Higiene y Seguridad Laboral en una Cooperativa Eléctrica se presenta un Sistema de Gestión de Riesgos, el cual contiene la filosofía de la mejora continua.

La aplicación del Sistema de Gestión de Riesgos permite determinar los riesgos significativos y su tratamiento, como resultado de esto se obtienen Planes y Cronogramas de soluciones de ingeniería que se estima pondrán bajo control a los riesgos anteriormente mencionados, reduciendo su probabilidad de ocurrencia y la magnitud de sus consecuencias.

Mediante las auditorias consideradas en el Sistema y la Revisiones por la Dirección se deberán controlar el total de los riesgos existentes en la Cooperativa en un plazo de dos años.

Finalmente se presenta la evaluación económica de estas soluciones, proponiéndose un Plan de Inversiones para la Cooperativa.

 

REFERENCIAS

1. Instituto Argentino de Normalización, IRAM 3800: Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, 1998.

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