Project Management

por Los Recursos Humanos.com

La consultora IT Training y el Instituto Argentino de Administración de proyectos brindaron recientemente una charla obre el proceso de certificación Project Management Professional (PMP ® )
El PMP, certifica los proceso de gestión del management en las organizaciones ye s utilizado ampliamente a nivel global. Asimismo, el PMI posee certificación ISO 9001 en Gestión de Sistemas de Calidad.

El PMI desarrolla numerosas actividades:
-Desarrollo de estándares: el PMbook es el primero y más conocido de los estándares y es el que se toma como base para la certificación.
-El mantenimiento del sistema de certificación.
La credencial más conocida es Project Management Professional (PMP ® )

Otra actividad que desarrolla el PMI es reunir grupos de interés sobre industria automotriz, industria de la construcción, tecnología, riesgos, entre otros.

-Publicaciones: el PMI tiene una revista mensual con novedades, artículos de interés técnico o profesional y un periódico trimestral con artículos más avanzados de desarrollo teórico sobre project management. Por otra parte, auspicia una serie de publicaciones y tiene un book store muy completo con gran cantidad de publicaciones sobre Project Management.

-Realiza congresos sobre esta certificación en estados unidos, Europa, en Medio Oriente, Sudamérica.

El PM-BOK (project Management Body of Knowledge ) es un libro que contiene normas para desarrollar exitosamente proyectos de negocio. Tiene un marco conceptual del PM, una descripción de diferentes formas organizacionales y el capítulo más importante es el que corresponde a los grupos de procesos que, a su vez, están divididos por áreas de conocimiento. Va por su tercera edición, que es la que salió publicada en Diciembre de 2003. La diferencia de esta edición respeto de las anteriores es que ya es una norma ANSI. (Sistema Americano de Estándares o American National Standard System) incorporado al sistema oficial de normas del os Estados Unidos. Está traducido a 11 idiomas. Describe el contexto del proceso del project Management.
Los pasos en la administración de todo proyecto son procesos de iniciación, planificación, ejecución, control y cierre.
Procesos de iniciación: es cuando una organización decide comenzar un proyecto, autoriza a un project manager, asigna los recursos, etc.
Procesos de planificación: hay diversos ejemplos de estos procesos en el PM-BOK. A diferencia de una operación continua se hacen por una única vez. Dada esta característica, se debe hacer un esfuerzo importante para planificar lo que se va a realizar. El final del Proceso de Planificación es el Plan de proyecto.
Procesos de ejecución: consiste en realizar todo lo planificado, simultáneamente existen los procesos de control para verificar cómo se avanza con respecto al plan, hacer las correcciones que sean necesarias y el posterior cierre del proyecto.
Estos procesos se dividen, a su vez, en áreas de conocimiento.
Integración es el área que nos dice cómo aglutinar todos los elementos del proyecto de manera coherente.
Alcance se ocupa de establecer lo que entra en el proyecto y lo que se excluye del mismo.
Tiempo calcula la programación de las actividades a desarrollar, en qué secuencia y cómo se ensambla todo en un cronograma.
Costo tiene que ver con la planificación de los recursos de cada actividad y los distintos métodos de costeo y la presupuestación de todo el proyecto.
Calidad incluye planificación, control y aseguramiento de calidad.
Recursos Humanos hay que determinar las técnicas para ensamblar un equipo de proyecto y motivar a la gente para trabajar. Se ven teorías de motivación, compensaciones y beneficios y otras.
Recursos Humanos y Comunicaciones son las áreas más importantes del Project Management.
Comunicaciones analiza cómo almacenar toda la información del proyecto y cómo hacerla llegar a cada uno de los interesados.
Administración de Riesgos en esta área se analiza cómo identificar los potenciales riesgos, cómo evaluarlos cualitativa y cuantitativamente, cómo hacer un control de los mismos y cómo responder ante ellos.
Adquisiciones: se relaciona con la administración de contrataciones, sea de bienes o de servicios, que se necesitan para el proyecto.
Cuando se realiza el análisis y el estudio de esos procesos, normalmente se estudian por áreas de conocimiento con las que se relacionan. El desafío es ir en dos direcciones diferentes, una que es por grupos de procesos y otra que es por áreas de conocimiento.
Un proceso, dentro de la planificación, es la definición del alcance del proyecto.
Todos los procesos tienen entrada, herramientas y técnicas y salida. En el PM BOK sed escriben ampliamente cada uno de estos elementos.

¿Qué es la certificación PMP?

PMP es, hoy por hoy, la credencial internacional más reconocida en project Management. Sirve en principio para el día a día, si se trabaja en un proyecto como project manager o como miembro de un equipo de proyecto, todo lo que se aprende para certificar, se utiliza en el día a día”
Quien se encuentra trabajando en una disciplina técnica normalmente aspira a un cargo de nivel gerencial y esta herramienta es la indicada para mejorar el nivel profesional.

Pasar de lo meramente técnico a lo gerencial: la forma más natural de comenzar es administrando proyectos.

La certificación PM se encuentra a mitad de camino entre un trabajo puramente técnico y un trabajo puramente gerencial. Para quienes la han obtenido, puede significar un valor agregado importante en la carrera.
Hoy por hoy en los avisos clasificados de los principales diarios de los Estados Unidos, piden puntualmente certificación PMI.
Los requisitos para poder certificarse como profesional de administración de proyectos están bien detallados en el site www.pmi.org, donde hay un manual de certificaciones en el que se explican todos los elementos.

Las certificaciones se dividen en dos categorías:
>Profesionales (con licenciatura o grado universitario equivalente)
>Se requiere poseer experiencia laboral de tres años durante los últimos seis. Estos tres años tienen que haber transcurrido en 36 meses corridos.
>Poseer 35 horas de entrenamiento en Project Management. ¿Dónde? El manual de certificación dice que pueden ser en una consultora especializada o a través de cursos universitarios on line o presenciales. Tienen que tener una educación equivalente a un colegio secundario y se exigen 7500 horas y la experiencia tiene que abarcar 5 años durante los últimos 8 y esos 60 meses no deben estar superpuestos.
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Esas 4500 horas o 7500 horas de experiencia en project Management que se especifican en el manual de certificaciones, es una zona gris. Porque no especifica exactamente qué estuvimos haciendo en esos proyectos. Esto hay que combinarlo un poco con la filosofía del PMI. Yo no puedo ser un project manager con todas las de la ley si antes no me certifiqué. Pero para la certificación me piden experiencia. Se trata de una contradicción a medias. Porque la credencial se supone que certifica que tengo experiencia en tareas de administración de proyectos pero a su vez para hacerla “como corresponde” debo estar certificado. La conclusión de esto es que las 4500 horas no tienen que haber sido desarrolladas estando en la posición de project manager. No es la única opción o forma de sumar horas haber trabajado como gerentes o responsables de proyecto. Generalmente todas las personas que trabajan en un proyecto realizan tareas vinculadas a la administración del proyecto, hacen una parte de la planificación del proyecto, hacen ciertas tareas de reporte de performance, hacen controles que no hacen exclusivamente al aspecto técnico del trabajo.
No descartar las horas realizadas como participante de un proyecto. Recomendación!!!
Se trata de una declaración jurada y auditable.
Lo más sencillo es cargar en el site la info on line mediante un id y una password. Asumiendo que cumplimos con los requisitos de educación y de experiencia.
La aplicación se puede hacer enteramente on line, pero tenemos que tener un backup de todo lo que enviemos por si nos toca ser auditados. Hay una auditoria al azar, en ese caso se piden fotocopias de los títulos, se contactarán con la persona que uno pone como referencia en alguno de sus proyectos, así se verifica la info que alimentó allí en la página.
Muchas veces sucede que no se cumple con el requisito de las 35 horas de formación en project Management. Conviene empezar con esto, mientras tanto comenzar a preparase para el examen tomar algún curso para cubrir total o parcialmente las 35 horas requeridas.
Luego de completado el proceso de registración de información, se submite para que sea analizada por el PMI.
En unos días el personal del PMI procesa esta aplicación, manda un mail avisando que uno está en condiciones de rendir el examen y luego llega una carta en papel con un tel. para solicitar el horario de examen.
En buenos aires el examen se rinde en icana.
Al finalizar el examen, el PMI remite un reporte escrito con los resultados en muy poco tiempo. Luego un reporte impreso con el puntaje y luego mails diploma pines con la certificación.
El costo para rendir el primer examen cuesta, siendo miembro del PMI, 405 U$A, sino 555 y exámenes adicionales 275 y 375 dólares. Como la cuota anual de membresía del PMI es 100 U$A conviene hacerse miembro por lo menos durante el primer año.
Hay posibilidad de reexaminación.
Hay un programa de mantenimiento de la certificación, son lo que se llaman PDU. Profesional Development Unic. Si uno está trabajando se renueva fácilmente su credencial simplemente informando los proyectos en los que está trabajando. Hay formularios donde informar las horas de ejercicio profesional o de cursos que uno esté realizando. Hay que sumar 60 PDU en tres años. Los cursos varían pero por lo general arrancan con 5 o 6 PDU por curso y hay de más también. Los cursos de posgrado califican como elemento para acercar PDU. Trabajando, haciendo cursos o dando cursos: formas de mantener la certificación.
El examen consta de 200 preguntas de selección múltiple. Se otorgan cuatro horas para completarlo y hay que tener 137 respuestas correctas para aprobarlo. Se puede seleccionar un idioma principal en el cual aparecen las preguntas a medida que se va navegando por el examen, es el que se ve en pantalla inicialmente y un idioma adicional aparece cuando se desea ver las preguntas traducidas en el segundo idioma que se haya elegido. El idioma adicional.
Las preguntas más frecuentes sobre la certificación .
1)Qué tan complicado es el examen.
El examen tiene una dificultad moderada. Como dirían los americanos no es roket science, pero tampoco es pan comido. Hay que estudiar, preparase, dedicarle horas, pero no es imposible ni muchísimo menos.
En cuanto a las horas de preparación no hay reglas, depende del grado de asimilación, nivel de estudios, experiencia.
Para la consultora hacen falta aproximadamente 250 horas, incluyendo las horas en las que se toma el curso.
Los plazos para rendir no deben superar los 6 meses.
2)qué materiales o libros debo utilizar.
Se utiliza el PM bok. Hay materiales de apoyo. El PMI recomienda una lista amplia de libros, se consiguen en Internet paquetes para la preparación del examen. Hay en el mercado softwares de simulación.
Hay mucha bibliografía disponible, la idea de la consultora y con el curso es tratar de optimizar qué leer, de dónde extraer la información, cuáles conceptos se pueden explicar en una clase sin necesidad de estudiar. La orientación se fundamental, en Internet hay por lo menos 50 paquetes de certificación, hay cursos que duran 2 días y que devuelven supuestamente el dinero si se rinde y no se aprueba, hasta cursos que duran varias semanas o meses.
Hay gran variedad de oferta para esto. Porque la credencial es buena, es requerida y es valorada.
El Pmbok se consigue por Amazon o en el bookstore del Pmi por Internet.
La versión última del PM bok es de 2004, sin embargo la que va a regir para el examen hasta septiembre de este año es la de 2000. Todos los materiales de certificación que existen hasta el momento van a perder utilidad a partir de septiembre de este año.
Si se tiene intenciones de rendir, el consejo de la consultora es que se rinda el examen antes de septiembre de 2005. Porque luego va a pasar un tiempo hasta que se reciclen los materiales, se actualicen, se capte la onda de cómo será el próximo examen, esto no será instantáneo, pasará un tiempo. El consejo es que si se tiene la intención y la posibilidad de hacerlo realizar el examen antes de septiembre y de ser posible con un margen por si hay que rendirlo más de una vez.
3)necesito saber inglés antes de rendir el examen?
El Pm bok tanto la edición de 2000 como la actual está en ingles, español y en otros idiomas más.
El curso trabaja con materiales en español y con exámenes de práctica en los dos idiomas como para que se pueda seguir la nomenclatura en inglés.
El 95% de los materiales que se consiguen están en inglés. Pero la idea es reducir la cantidad de material que se tenga que consultar fuera del curso.
Para el examen se puede seleccionar como idioma principal el inglés y como idioma secundario el español o al revés de acuerdo al dominio del idioma que se tenga. Lo aconsejable es seleccionar como idioma principal al inglés y tener la traducción a mano. O sea tener ciertos conocimientos de inglés.
Hay que familiarizarse de todos modos al menos con la terminología técnica del management.
4) las preguntas son de libro o de experiencia práctica?
Hay unas pocas preguntas del examen que son de libro, hay lamentablemente pocas. Las que son de libro implican relacionar varios conocimientos de todas maneras. No hay muchas preguntas directas, de relleno.
O son preguntas de conocimiento que requieren de cierta elaboración o son preguntas más de experiencia.
La experiencia a la que refiere la certificación PMP es una experiencia que se debe combinar con la experiencia que uno tiene, con la filosofía y el escenario ideal de un proyecto para el PMI que es lo que se va aprendiendo a través de la capacitación.
La capacitación incluye horas de coaching. Es decir un contacto permanente más allá de las horas que dura el curso. Se estará presente en lo que se necesite para poder rendir el examen.