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Organizaciones basadas en equipos de trabajo

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La organización basada en equipos de trabajo es una de las mayores tendencias en los ámbitos de negocios de hoy. El escritor Ron Armstrong, señala que el recurso más valioso de cualquier organización es su gente, debido a su capacidad de pensar, comunicarse y usar el juicio. Así, la capacidad de creatividad, toma de decisiones y resolución de problemas de una persona puede ser utilizada por una organización para llevar a cabo las funciones de gestión de planificación, organización, liderazgo y control.
El autor analiza las diferencias entre la organización tradicional y las organizaciones basadas en equipos. Las organizaciones tradicionales se caracterizan por permitir que sólo las personas que se encuentran encima de la estructura de la organización se involucren en el proceso de gestión. Debido a que los empleados no contribuyen al proceso de toma de decisiones, los gerentes son responsables de investigar y evaluar la información con el fin de tomar decisiones que afectan el futuro de la organización.En cambio, las organizaciones basadas en equipos delegan actividades de gestión en sus empleados y promueven la toma de decisiones colectiva. Esto da a los gerentes más tiempo para invertir en recolectar y analizar la información antes de tomar decisiones clave.
Las organizaciones basadas en equipos dividen las responsabilidades entre los equipos de nivel superior e inferior. Los equipos de nivel superior son responsables de la gestión de actividades que tienen un “efecto dramático y de largo alcance en la empresa”, mientras que los equipos de menor nivel son responsables de la gestión de actividades relacionadas con las actividades cotidianas. Al potenciar a los empleados para que tomen decisiones y delegarles responsabilidades, se crea un sentido de propiedad en la organización y aumenta la lealtad hacia la organización.
La empresa en su conjunto se beneficia de la participación de todos en el proceso de gestión. De hecho, se implementan más y mejores ideas, se eliminan los residuos, se mejora la comunicación, se incrementan los intereses y el compromiso de los empleados, el estrés, la rotación y el absentismo se reducen, y la alta dirección tiene más tiempo para tomar decisiones estratégicas que afectan a toda la organización.
Al implementar un sistema de organización basado en un equipo, una empresa no sólo mejora su efectividad operativa y crea una ventaja competitiva, sino que también aumenta la comunicación dentro de la organización y establece la toma de decisiones colectiva que a su vez ayuda a la organización a alcanzar sus metas y objetivos.

Ejemplo de una organización basada en equipos

El Departamento de Bomberos del Condado de Fairfax ha implementado el sistema de “organización basada en  equipos” aunque algunos departamentos de bomberos todavía utilizan el sistema de organización tradicional. Este sistema proporciona a los bomberos, a los oficiales de la compañía ya la alta dirección la oportunidad de llevar a cabo funciones de gestión y desarrollar decisiones colectivas. Debido a que las vidas de las personas están en juego durante situaciones de emergencia, toda la toma de decisiones y la planificación es llevada adelante por los oficiales. Aunque las tareas y la autoridad son delegadas durante una emergencia, la responsabilidad no lo es. El oficial de la compañía sigue siendo responsable del resultado final.
Los equipos de nivel superior del cuerpo de bomberos son responsables de planificar y tomar decisiones que tienen un efecto en todo el departamento y afectan al futuro del departamento. Temas como la planificación estratégica, la dotación de personal y el presupuesto son manejados por estos equipos. Por otro lado, los equipos de nivel inferior son responsables de la gestión de las actividades diarias, los cuentos como la dotación de personal diario, la planificación de las inspecciones, la reparación del equipo, el mantenimiento de la estación, etc. Todo el mundo, sin embargo, se centra en la visión y misión del cuerpo de bomberos y contribuye a lograr los objetivos del departamento.
En el nivel de la estación de bomberos, la responsabilidad y la autoridad también es delegada en los oficiales de la compañía. La delegación no sólo libera a los funcionarios de la compañía de pasar su tiempo realizando tareas que otros pueden hacer, sino que también les da a los bomberos la oportunidad de expandir sus capacidades. Las decisiones que toman son colectivas y directamente relacionadas con el trabajo que realizan cada día. Por ejemplo, dado que los bomberos son los que utilizan equipo y herramientas, participan en comités que toman decisiones sobre la adquisición de nuevos equipos, el reemplazo de equipos antiguos y la capacitación de personal sobre cómo usar nuevos equipos. Esta participación ha demostrado mejorar la comunicación dentro del departamento y aumentar el entusiasmo de los bomberos.
En resumen, el sistema de organización de base de equipo se puede aplicar a la mayoría de cualquier tipo de organización. La clave del éxito de este sistema es que la autoridad y la responsabilidad se delegan y todos están involucrados en el proceso de toma de decisiones. El resultado final es decisiones colectivas y mejoradas que ayudan a alcanzar los objetivos de la organización.

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