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La gestión del conocimiento y los procesos internos

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¿Cuál sería la definición de gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento mejora temas críticos referentes a la adaptación organizacional, sobrevivencia y competencia dados los crecientes y discontinuos cambios del negocio. Esencialmente, incorpora procesos organizacionales que busquen la combinación sinergética de datos y la capacidad de las tecnologías de la información de procesar esta información y la capacidad creativa e innovadora de los seres humanos” (Malhotra, 1997)
Esta es la visión estratégica de la gestión del conocimiento que considera la sinergia entre los temas tecnológicos y comportamental como una necesidad para la supervivencia en entornos de negocio muy complicados. La necesidad de la sinergia entre las capacidades humanas y tecnológicas es lo que distingue “el antiguo mundo de los negocios” y “el nuevo mundo de los negocios”.
Con esta visión el antiguo mundo de los negocios tiene que ver con entornos de negocios predecibles, caracterizados por una tendencia hacia la optimización de la eficacia. Este es el mundo de la competencia basada en la información como un activo estratégico y el énfasis de controlar el comportamiento de los empleados hacia objetivos específicos. Los sistemas de control e información son utilizados para alinear a los actores de la organización con mejores prácticas predefinidas. Supone que esas mejores prácticas conserven esa efectividad en el largo plazo.
Por otra parte, “el nuevo mundo de los negocios” está caracterizado por altos niveles de incertidumbre y la incapacidad de predecir el futuro. El uso de la información y los sistemas de control y cumplimiento con objetivos predefinidos y mejores prácticas no necesariamente conduzcan a una competencia organizacional a largo plazo.
Este es el mundo del “re todo”, que desafía las suposiciones básicas de lo que se entiende por  “el modo aceptado de hacer cosas”. Este mundo necesita la capacidad de entender los problemas que provoca el cambio de normas en los negocios. El foco no es sólo en encontrar las respuestas correctas sino encontrar las preguntas correctas. Este mundo contrasta con “el antiguo mundo” por su énfasis en “hacer lo correcto” en lugar de “hacer las cosas correctas”.

¿Por qué es la gestión del conocimiento necesaria para las compañías?

La gestión del conocimiento es un marco dentro del cual la organización ve todos sus procesos como procesos del conocimiento. En esta visión, todos los procesos de negocios involucran la creación, la diseminación, la renovación y la aplicación del conocimiento para la sobrevivencia organizacional.
Este concepto involucra una transición del popular concepto de cadena de valor de la información a cadena de valor del conocimiento. ¿Cuál es la diferencia? La cadena de valor de la información considera a los sistemas tecnológicos como componentes clave que guían los procesos de negocios de la organización, y considera a los humanos como procesantes pasivos que implementan las mejores prácticas archivadas en bases de datos.
En contraste, la cadena de valor de conocimiento considera a los humanos como componentes clave comprometidos en una constante evaluación de la información archivada en los sistemas tecnológicos. En esta visión, las mejores prácticas no se implementan sin cuestionamientos constantes de los humanos. Estos participan de procesos de creación de sentido permanente para evaluar continuamente la efectividad de las mejores prácticas. La premisa que subyace es que esas mejores prácticas, a las que quiso alcanzar la empresa ayer, quizás no sean las mismas que las de hoy y que las de mañana. La capacidad de aprender, desaprender y reaprender procesos necesita ser diseñada dentro de los proceso internos de la Compañía.
La gestión del conocimiento es necesaria para las compañías porque lo que funcionó ayer puede o no funcionar mañana. Un ejemplo simple, las empresas que fabricaban la mejor calidad de fustas para carruajes se volvieron obsoletas a pesar de la eficiencia de sus procesos, desde que el producto no pudo seguir en el mercado por los cambios del mismo. El mismo supuesto se sostiene para temas relacionados con la óptima estructura organizacional, el control y coordinación de sistemas, los planes de motivación e incentivos, etc. Para permanecer alineados con la dinámica cambiante del negocio, las organizaciones necesitan evaluar continuamente sus teorías internas de negocios para una efectividad permanente. Esta es la única manera para asegurar que las “competencias core” de hoy no se conviertan en las “rigideces core” de mañana.

¿Qué es lo más importante que deberían hacer las empresas en cuanto a la gestión del conocimiento?

Lo más importante es que se focalicen en la sinergia de datos y la capacidad de informática de tecnologías de la información, y la capacidad creativa e innovadora de sus miembros. Las tecnologías avanzadas de la información pueden aumentar el cumplimiento de tareas tradicionales realizadas por humanos.  Si un procedimiento puede ser programado puede delegarse a la tecnología de la información de una manera u otra.  Los procesos organizacionales necesitan implementar lo que yo llamo sistemas de gestión del conocimiento. Lo importante es reforzar la integración  entre las mejores prácticas organizacionales y las acciones de los miembros de la organización basadas en esa información. Aquí es donde la creatividad y la innovación humana aparecen.

¿Cuál es la diferencia entre la gestión del conocimiento y la reingeniería?

Mientras que la reingeniería implica un cambio radical de una vez en los procesos organizacionales para alcanzar máximos aumentos de eficiencia, la gestión del conocimiento implica una continua renovación de los esquemas organizacionales para anticipar oportunidades y amenazas futuras. Mientras que la reingeniería mueve los procesos organizacionales de un estado de mecanización a un estado más eficiente de mecanización, la gestión del conocimiento mueve la organización a un modelo de funcionalidad orgánica.
La gestión del conocimiento facilita continuos procesos de aprendizaje y desaprendizaje, lo que asegura que no habrá necesidades de realizar cambios drásticos. En esta teoría, la clave es el cambio continuo.

¿Qué es lo fundamental para los trabajadores en la sociedad del conocimiento?

Lo antes especificado nos demuestra un número de características que son relevantes para el funcionamiento efectivo de los trabajadores del conocimiento en la sociedad del conocimiento. En un nivel fundamental el objetivo es lograr una sinergia entre los datos y la capacidad de procesar la información y la creatividad y la capacidad de innovación de los humanos. Los trabajadores de conocimiento deben tener facilidad con las aplicaciones de las nuevas tecnologías en sus contextos de negocio. Dicho entendimiento es necesario para que ellos puedan delegar tareas cotidianas a las tecnologías para invertir su tiempo y esfuerzos en actividades que agreguen valor y que demanden creatividad e innovación. Más importante aún, deben tener la capacidad de valorar si las mejores prácticas a las que quiere alcanzar la organización están alineadas a la dinámica del negocio. Tales trabajadores del conocimiento son elementos críticos del ciclo de aprendizaje y desaprendizaje que debe ser diseñado dentro de los procesos organizacionales.
Claro, dicha creatividad hacia el aprendizaje quizás sea difícil de alcanzar dentro del paradigma tradicional de orden y control. Como se mencionó antes, el uso de la información y sistemas de control y cumplimiento con objetivos y mejores prácticas predefinidas no necesariamente alcance la capacidad de la organización.
Los trabajadores del conocimiento podrían necesitar tener un entendimiento general del negocio de su organización y de cómo su trabajo encaja en el negocio. Dicho entendimiento es necesario para el involucramiento activo en el desaprendizaje organizacional y los procesos de reaprendizaje. Solo si entienden las implicancias de los cambios de su trabajo, pueden ser los  nexos para sincronizar las mejores prácticas con la realidad externa del negocio.
Considerando la necesidad de autonomía en el estudio y toma de decisiones, los trabajadores del conocimiento también necesitarán estar cómodos con el autocontrol y el autoaprendizaje. En otras palabras, necesitarán actuar con mayor autonomía que requiera un mayor grado de responsabilidad y autoridad así como capacidad e inteligencia para el manejo de ambas.

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