La formación en la empresa

Publicado por LosRecursosHumanos.com el 14 de abril de 2008

1.1 El concepto de formación

La formación enfocada desde una perspectiva laboral tiene su aplicación en distintas situaciones del individuo que hace uso de ella:

– Formación de jóvenes, en las técnicas o habilidades que le permitan su incorporación al mundo laboral. Esta puede ser reglada, en donde iniciaríamos la formación profesional, o de perfeccionamiento en las que se encuentran desde materias muy específicas, hasta más genéricas o globales.

– Formación dirigida a colectivos con experiencia en el mundo laboral, que atraviesan una situación de desocupación o con problemas de inserción, que buscan nuevas  alternativas profesionales o de perfeccionamiento.

– Formación de trabajadores en situación laboral, con la finalidad de mejorar su capacidad profesional, bien en el puesto de trabajo que actualmente desempeñan, o bien con la finalidad de promoción.

Este último caso es al que nos vamos a referir con prioridad, enfocándolo desde la perspectiva de la empresa en la que el trabajador desarrolla su actividad y que, como se verá más adelante ha de tener efectos positivos para las dos partes, empresa y trabajador.
Es por ellos por lo que desde este punto de vista, refiriéndonos a la formación de la empresa la podemos definir como el proceso que permite ajustar las cualidades del trabajador a una actividad mejorando y actualizando las capacidades, habilidades, actitudes y aptitudes idóneas para su desempeño.
En esta definición se ha hablado de proceso, y este ha de ser planificado y continuo ya que la formación en la empresa busca la mejora y la actualización, dos conceptos que se caracterizan por su dinamicidad.
La formación, en su más amplio sentido, incluye conceptos tales como el aprendizaje, la educación, el desarrollo, el entrenamiento y la capacitación, utilizados en el concepto pedagógico, pero por su mayor similitud, marquemos las diferencias entre formación y educación.


                       Formación

                 Educación

Orientada más hacia el trabajo que hacia la persona.

Orientado más hacia la persona

Suele ser un proceso más planificado, sistemático y mecánico.

Es u proceso menos mecánico con cambios menos previsibles en el individuo.

Objetivos claros y precisos.

Objetivos más vagos y difusos.

Orientada a dotar de conocimientos técnicos y actitudes para llevar a cabo tareas específicas. 

Orientada más hacia el desarrollo de estructuras más técnicas y conceptuales, para estimular las capacidades de analizar y sintetizar de los individuos.

Efectos más previsibles, uniformes y más a corto plazo.

Efectos menos previsibles, variables y a más largo plazo (efectos más profundos).

 

1.2 La necesidad de la formación en la empresa


La formación en la empresa surge realmente con la revolución industrial, pero su verdadera importancia se adquiere a medida que las cualificaciones profesionales han ido aumentando, dado los rápidos cambios que se han producido en los sistemas y medios de trabajo, tanto técnicos como de gestión y que han obligado a su aplicación y actualización para conseguir la competitividad.

Son varios los factores a tener en cuenta para adecuar la empresa a los condicionantes actuales mediante la formación, como son:

 

-          La aparición y desarrollo de nuevas tecnologías.

-          El desarrollo de las técnicas de gestión.

-          El desarrollo y cambios sociopolíticos.

-          Los cambios en los métodos de producción.

-          El desarrollo de los medios de comunicación.

-          La globalización de los mercados.

-          Los cambios de los factores económicos.



Ante todo ello, frente a un entorno tan cambiante, desde una perspectiva social, política, económica, tecnológica y organizativa, la empresa  está sometida a vaivenes ante los cuales ha de reaccionar para su supervivencia y más concretamente en:


– La situación de la empresa con respecto a las exigencias del mercado

- La existencia de puntos que se consideran como débiles y que afectan al avance evolución y productividad de la empresa.

Estos dos argumentos requieren una respuesta reactiva y preventiva que impulsan la necesidad de la formación para la empresa.



Pero esta imperante necesidad, no nos debe hacer olvidar los beneficios que la formación aporta a los trabajadores, unos directos con base en sus expectativas y mejora profesional y otros indirectos, ya que en ellos repercutirá sin duda la mayor competitividad de la empresa y la estabilidad de su puesto de trabajo.

El resumen de lo anteriormente expuesto se refleja en el siguiente cuadro:



                                          Importancia de la formación

 

 

 

 

Para el trabajador.

·                                 Le ayuda a adquirir conocimientos, destrezas, habilidades.

·                                 Le ayuda va integrarse en su equipo, empresa.

·                                 Le ayuda a conocer nuevas tecnologías y formas de trabajar para “mantenerse” y “conservar” su puesto de trabajo.

·                                 Le ayuda en su desarrollo personal y profesional (promoción, status, salario…).

·                                 Le ayuda en su reconocimiento (ser escuchado, ser valorado…).

·                                 Le ayuda a participar en la empresa (mejorar procesos, aportar ideas…).

·                                 Le ayuda a mejorar el nivel de eficiencia en su área (mejora de procesos y áreas).

 

 

 

Para la empresa.

·                                 Proporciona ayuda para satisfacer sus necesidades.

·                                 Proporciona ayuda para consolidar y transmitir la cultura de la empresa y sus objetivos.

·                                 Proporciona ayuda para alcanzar mayor nivel de competitividad, productividad, rentabilidad y calidad.

·                                 Proporciona ayuda para disponer en los puestos de trabajo de personas capacitadas e integradas en la cultura de la empresa y equipos de trabajo.

·                                 Ayuda para adaptarse a los cambios del mercado y del entorno.

 

No obstante, siempre encontraremos detractores de la formación, quizás porque su experiencia es negativa, o juzgan a esta como un gasto, como un castigo ante un comportamiento o desempeño negativo, como una forma de pasar el tiempo, o como una forma de pasar el tiempo, o como una forma de justificar la preocupación por los trabajadores.

Pero ante esto debemos estar preparados para demostrar que la formación es una inversión, una forma de detectar objetivos, un apoyo esencial para el cumplimiento del Plan de empresa, así como un medio para mejorar la competitividad y flexibilidad en la empresa y en las personas que en ella trabajan, de efectos a corto, medio y largo plazo.

1.3 Aspectos esenciales de la formación

Tal y como comentábamos anteriormente, no siempre la formación alcanza los efectos positivos deseados, tanto en la empresa como en el trabajador, al no haberse tenido en cuenta los principios necesarios para llevarse a cabo y que a continuación especificamos.

PRINCIPIOS DE PLANIFICACIÓN

.  La planificación de la formación debe estar integrada dentro del Plan de empresa.

. La formación debe estar organizada de acuerdo con los planes de la empresa y las planificaciones sectoriales de esta, con sus objetivos y líneas de acción.

PRINCIPIOS PEDAGÓGICOS

. El nivel de formación debe estar basado en los conocimientos de los participantes antes de la acción formativa (principio de experiencia previa).

. El aprendizaje efectivo ha de basarse en una participación activa (principio de actividad).

. El seguimiento de los avances y mejoras como consecuencia de la formación, son imprescindibles para el desarrollo del aprendizaje (principio de seguimiento).

. La implicación de los participantes en la detección de las necesidades y objetivos de la formación son garantía de éxito (principio de participación).

. La coherencia entre las necesidades formativas de la empresa y de los propios participantes, garantizan la motivación hacia el aprendizaje (principio motivacional).

Pr  PRINCIPIOS METODOLÓGICOS

     La metodología utilizada ha de basarse en un proceso secuencial, que comienza con la detección de necesidades y finaliza con la evaluación de todo proceso.

 P   PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

        La efectividad de la formación tiene relación directa con el entorno en que se desarrolla, el ambiente, la disposición y la ubicación de los participantes.

        La duración, sesiones, pausas etc., tendrán para cada caso su idoneidad y efectividad.

        La continuidad de la formación garantiza la coherencia interna de ésta, pero requiere una sistematización de su evaluación y seguimiento.
La empresa debe apoyar mediante la formación, como objetivos corporativos de todos sus miembros, las funciones culturales, etc.




-Diferenciación de otras organizaciones.

-Identificación de todos sus miembros.

-Facilitación de intereses y objetivos comunes.

-Mantenimiento de un clima social estable.

En concreto, el enfoque cultural de la formación debe hacer que para toda organización:

-La empresa se entienda como un entorno cambiante.

Estos cambios signifiquen una evolución continua en los valores, usos y costumbres.

-Las relaciones humanas se orienten tanto al exterior tanto como hacia el interior de la organización.

-Las innovaciones y los cambios no sean coyunturales, entren a formar parte de una dinámica que marque el entorno.
 

1.4. La responsabilidad de la formación

La gestión de la formación, como cualquier otra actividad de la empresa ha de encomendarse a una persona o equipo con dedicación exclusiva en las empresas de mayor tamaño, hasta una sola persona que a su vez tenga asignadas otras funciones en pequeñas o medianas empresas, sin que esto tenga una implicación en la importancia que se debe dar a la formación.

El papel que representa el responsable de formación está a veces poco definido, sin darle la relevancia que realmente debería tener, tanto por parte de la dirección de la empresa como del propio responsable.

A veces se le asigna un carácter puramente consultivo y carente de decisión, con lo cual el responsable de formación se convierte en una figura orientada a las labores de coordinación o de logística para las acciones decididas por la propia dirección o los distintos departamentos, sin ninguna iniciativa que le permita su participación en la coherencia entre los objetivos globales de la empresa y el esfuerzo formativo.

En muchos casos, es el propio responsable de formación el que minusvalora la importancia de su cometido, aceptando la dinámica ofrecida por la empresa, o bien desviando su atención hacia otras actividades inherentes a su cargo, que probablemente tendrán mayor efecto y reconocimiento a corto plazo, pero que hará perder la oportunidad de mejorar la competitividad y eficacia en la gestión que se detectará a medio plazo.

La hoy necesaria dedicación y esfuerzo de todo el personal de la empresa a la atención y satisfacción de las necesidades del cliente, también es extensivo al responsable de formación ya que su actividad tendrá como objetivo satisfacer las necesidades de formación de los trabajadores de la empresa como clientes internos, con los que se colaborará en el cumplimiento de los objetivos y con ello satisfacer las necesidades de los clientes externos.

Internamente el responsable de formación ha de actuar, gestionar y decidir con base a dos criterios básicos:
 

1.Vender la formación a los trabajadores desde una perspectiva de desarrollo personal y profesional.

2.Ofrecer a la dirección un proyecto y forma de actuación coherente con los objetivos de la empresa.

Para el desarrollo de estos dos criterios de actuación se requerirá la aplicación de una serie de potenciales, entre los que cabe destacar:

    . Capacidad para desarrollar iniciativas de mejora que faciliten el cumplimiento de los objetivos empresariales o departamentales.

. Capacidad para trabajar en equipo, ya que la formación es una decisión que requiere la participación en la toma de decisiones de la empresa y de los trabajadores implicados.

. Conocimiento profundo de las características de los recursos humanos de la empresa, ya que en ellas estarán basadas sus necesidades.

. Capacidad para inducir credibilidad y confianza en la dirección de la empresa, pues sin ella no se podrá llevar a cabo de la forma deseada.

.  Capacidad para solucionar problemas y conflictos, ya que con toda seguridad, surgirán estos.

.   Capacidad para motivar hacia la formación ya que esta requiere un esfuerzo cuyos resultados no son inmediatos.

.   Capacidad negociadora, pues la diferencia de posiciones y prioridades exigirá acuerdos que satisfagan a todas las partes.

.  Capacidad para planificar, pues la formación ha de ser compatible con el funcionamiento integral de la empresa y sujeto a un desarrollo anteriormente previsto.

. Capacidad de análisis, ya que la formación requiere estudio, observación y toma de decisiones a lo largo de todo el proceso.

.  Conocimiento de las técnicas de formación, ya que ha de elegir y juzgar los medios, contenido y desarrollo de las acciones.

.  Conocimiento de los distintos perfiles laborales requeridos, ya que a su consecución va dirigida la formación.

.  Conocimiento de la existencia de nuevas tecnologías, ya que sin ello su aplicación en la empresa se obviaría.

Finalmente se considera conveniente resaltar la importancia de conocer la cultura de la empresa y particularmente en cuanto a la valoración de la formación, siendo el responsable de formación el que con su actuación y resultados obtenidos, sea capaz de cambiar los valores negativos, tanto en la dirección como en los trabajadores.
 

1.5 Barreras a la formación

La cultura de la organización tendrá una gran influencia en el enfoque y tratamiento que se le de a la formación, pues al mismo tiempo deberá tener su influencia en la modificación de aquellos aspectos culturales que puedan crear barreras a los objetivos y eficacia buscados.

Las barreras más significativas son:

        El temor o miedo de que como consecuencia de la formación, la empresa exiga más a los trabajadores, cuando lo que realmente busca es mayor eficacia con el mismo esfuerzo.

.  Creencia en los trabajadores de que  la adquisición de nuevos conocimientos o habilidades ha de tener como consecuencia obligatoriamente aumento salarial o promoción a corto plazo, cuando lo que busca la formación es el desarrollo personal y profesional, que mejorará el desempeño del puesto de trabajo, que también se traducirá en una mayor estabilidad laboral y progreso de la empresa, que es perfectamente compatible con el progreso de los trabajadores.

. Oposición de los jefes o mandos para prescindir de su personal para la asistencia de las actividades formativas, cuando realmente van a ser ellos los más beneficiados al mejorarse la eficacia y productividad de su equipo.

.  No implicación d los jefes o mando en el apoyo a las acciones formativas de sus equipos, por miedo o desconfianza a la pérdida de poder, cuando la formación beneficiará la actitud de los trabajadores ante el trabajo en equipo.

. Miedo de los participantes a no cumplir personalmente con las expectativas puestas por la empresa en la acción formativa, cuando uno de los objetivos de la formación es potenciar la auto confianza del trabajador.

. Desconfianza de los jefes y participantes en la utilidad de la acción formativa por lo que la detección de necesidades y contenido de la acción ha de ser elaborada con su participación.

. Resistencia de los participantes a la aplicación de técnicas innovadoras y miedo al cambio, por lo que la mentalización de esta necesidad debe ser previa.

El aprovechamiento de los beneficios que conlleva la formación y salvar las barreras internas son los objetivos a cumplir por el responsable de formación, mediante la planificación de las acciones que se lleven a cabo, cuyo desarrollo habrá de reflejarse en un documento de trabajo que constituye el llamado Plan de Formación de la Empresa.