Guía para realizar la Evaluación de Desempeño periódica

por Victoria Güimil (especialista en RR.HH.)

Instrucciones para completar los Formularios correspondientes.
El Sistema de Evaluación de Desempeño y Potencial facilita el análisis periódico de la actuación de cada integrante de la organización de modo de obtener la información de mayor calidad para lograr la utilización más eficaz de los recursos humanos con que cuenta, de manera tal que cada uno de ellos contribuya con el máximo de su capacidad al logro de los objetivos, tanto organizacionales como individuales.
La evaluación de desempeño es una responsabilidad inherente a la supervisión y su efectividad, en todo sentido, estará dada en función directa de la objetividad con que se realiza y de la comunicación entre supervisor y supervisado.
Los formularios serán administrados por los Jefes Directos o Primeros Evaluadores de los Empleados.
Formulario de Evaluación de Desempeño Periódica
El Formulario Evaluación de Desempeño Periódica posibilita de una manera formal el acuerdo entre Supervisor y Supervisado sobre los objetivos / metas importantes a lograr en la tarea, la forma de llevarla a cabo, el concepto que ha merecido el empleado, los planes para su capacitación, las opiniones que el propio empleado tiene sobre su desempeño y sus expectativas y deseos para el futuro.
Además, es una invalorable oportunidad de intercambio personal entre Evaluador y Evaluado.
Datos identificatorios
Al inicio del período de evaluación, el Jefe Directo o Primer Evaluador debe completar, conjuntamente con el Empleado a evaluar, los siguientes datos:

UBICACIÓN DEL CARGO QUE OCUPA EL EMPLEADO EN EL ORGANIGRAMA CORPORATIVO: consigne lo que corresponda, indicando:
     -UNIDAD ORGANIZATIVA:
-Gerencia CORPORATIVA.
-ÁREA  Y DEPARTAMENTO
-UNIDAD OPERATIVA u OFICINA o DELEGACIÓN
DATOS PERSONALES DEL EMPLEADO A EVALUAR: deben indicarse los siguientes datos:
§  APELLIDO Y NOMBRE DEL EVALUADO
§  LEGAJO: número de legajo personal del empleado
§  PERÍODO DE EVALUACIÓN: fecha de inicio y de finalización del período de medición del desempeño (mes año / mes año)
§  FECHA DE INGRESO: fecha de ingreso a la Corporación
§  CARGO ACTUAL: denominación del puesto ocupado por el empleado, del cual se desprenderá la función principal y tareas principales objeto de la evaluación.
§  FECHA DE ASUNCIÓN DEL CARGO: fecha en que el empleado comenzó a ejercer las funciones del puesto que ocupa
Datos de los evaluadores
§         JEFE DIRECTO DEL EMPLEADO O PRIMER EVALUADOR: debe consignarse APELLIDO Y NOMBRE y CARGO ocupado
§    JEFE DEL JEFE DIRECTO DEL EMPLEADO O SEGUNDO EVALUADOR: debe consignarse APELLIDO Y NOMBRE y CARGO ocupado.
Parámetros de evaluación
LISTADO DE OBJETIVOS MEDIBLES: OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL PUESTO A ALCANZAR AL FINALIZAR EL PERÍODO DE EVALUACIÓN – ESTÁNDARES ABSOLUTOS O RELATIVOS   Y      OBJETIVOS A ALCANZAR DESEMPEÑANDO FUNCIONES EXTRAORDINARIAS U OBJETIVOS DE DESARROLLO INDIVIDUAL.
Los objetivos de calidad no serán acordados sino definidos por el Área Aseguramiento de la Calidad.
Al inicio del período de evaluación, el Jefe Directo o Primer Evaluador debe acordar, definir, y enunciar, conjuntamente con el Empleado a evaluar, los objetivos a alcanzar al finalizar dicho período.
Los objetivos o fines o propósitos establecen QUÉ debe lograr el empleado. Para poder efectuar la medición correspondiente, los mismos deben ser claros, concretos, medibles y alcanzables en coherencia con las funciones desarrolladas en el puesto y con los objetivos del nivel superior. Debe recordarse que, en la cadena de medios a fines, los objetivos de este nivel constituirán los medios para lograr los fines del nivel superior.
Redacte los objetivos intentando mantener la siguiente estructura gramatical:
Verbo en infinitivo objetivo o fin de este nivel a fin de  verbo en infinitivo objetivo o fin del nivel superior.
De no ser posible esta instancia, por no contar los objetivos con las características mencionadas, cuando existan dudas sobre sus cualidades, o cuando no existan objetivos, definirán como parámetros de medición del desempeño, estándares absolutos, de existir, o estándares relativos. Asimismo, dichos estándares pueden ser los objetivos.
Los estándares absolutos deberán indicarse con precisión, enunciando definición del estándar forma de medirlo y fuente de información.
Los estándares relativos deberán indicar la forma en que los empleados del mismo grupo de trabajo serán comparados entre sí.

Función principal/tareas principales

En este apartado, el Jefe Directo o Primer Evaluador debe describir globalmente las funciones o tareas más importantes que realiza el Empleado en el puesto, que hacen a la razón de ser del mismo. Intente ser claro y preciso. Redacte las oraciones intentando mantener la siguiente estructura gramatical:

Sustantivo que indica la acción... acción

Asimismo, debe consensuar con el empleado las normas de desempeño esperadas para cumplir con la función encomendada y los elementos críticos del puesto, y debe asegurarse de su comprensión, por lo que se recomienda dar lectura al apartado COMPETENCIAS A EVALUAR. Éstas determinan el CÓMO deben alcanzarse los objetivos acordados.

Aclaraciones
Utilice este apartado para todas las aclaraciones que considere pertinentes.
Podrá indicar aquí los medios (recursos, capacitación, etc.) de los que proveerá al empleado para facilitar el alcance de los objetivos.
Revise los datos consignados, firmen en conformidad estas 2 (dos) primeras páginas del Formulario, eleve este acuerdo a su Jefe Directo o Segundo Evaluador del Empleado para su consideración, aprobación y firma y remita copia a RR.HH.

EVALUACIÓN
La evaluación se realizará sobre la base del análisis del cumplimiento de los objetivos o estándares establecidos, del alcance de los factores críticos del puesto y del grado de asimilación que el evaluado ha hecho de los valores corporativos.
En este apartado se indican todos los factores objeto de evaluación
 (objetivos y competencias).
Cada uno se divide en 5 (cinco) grados de intensidad. Se aclara el
concepto del grado mínimo y el máximo, los niveles intermedios
deben ser analizados por los Evaluadores.
A tal fin, no debe caerse en el error de evaluar utilizando sólo el
nivel promedio o un nivel determinado sin atender al desempeño en
cada competencia específica.
Todos los factores factibles de evaluación deben señalarse de la forma en que se indica a continuación: 
Durante el transcurso del período de evaluación y de manera
informal, sólo a los efectos de facilitar el desarrollo de la Entrevista de Retroalimentación con el Empleado, puede graduar las
competencias demostradas hasta ese momento utilizando un lápiz.
También, pueden utilizarse distintas mediciones auxiliares, como
ser Exámenes Orales o Prácticos, Listado de conductas
reales positivas y negativas demostradas por el Empleado en determinado
momento de su desempeño, etc.
Es al finalizar el período de evaluación, donde debe indicar con
una cruz en color azul , el “Empeño en el alcance y logro de
los objetivos establecidos”, para cada “Competencia a Evaluar” el grado de cumplimiento de las normas de desempeño esperadas y el “Potencial de Desarrollo” estimado del Evaluado.
Debe hacerlo con objetividad y en los dos primeros casos, en forma conjunta con el Empleado, mientras que la estimación que haga de su potencial debe manejarla con carácter confidencial.
Finalizada esta instancia, debe elevar el Formulario a su Superior para que evalúe al Empleado con color rojo. Luego, ambos Evaluadores consensuarán una evaluación final con color verde, siempre utilizando el mismo Formulario.
Evaluarán:
A.    EMPEÑO MANIFESTADO EN EL ALCANCE Y LOGRO DE LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS
1.    ESFUERZO DEMOSTRADO EN EL ALCANCE DE OBJETIVOS
2.    LOGRO DE LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS
 
B.    COMPETENCIAS A EVALUAR
B1.  desempeño de LA FUNCIÓN ESPECÍFICA
      I.  RENDIMIENTO
3.  PREDISPOSICIÓN AL TRABAJO
4.  ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO  
5.  ACTITUD PROACTIVA
6.  FLEXIBILIDAD
7.  PERSEVERANCIA Y RESISTENCIA A TENSIONES
8.  CRITERIO
9.  EJECUTIVIDAD
10. ASUNCIÓN DE RESPONSABILIDADES
11. DISCIPLINA
12. CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES RELACIONADAS CON EL PUESTO DE TRABAJO
II.  EFICIENCIA, EFICACIA, EFECTIVIDAD
13. CALIDAD
14. CANTIDAD
15. OPORTUNIDAD
III. COMPORTAMIENTO SOCIAL
16. URBANIDAD
17. VALORES ÉTICOS, ACTITUDINALES Y DE CULTURA CORPORATIVA
18. RELACIONES INTERPERSONALES
19. COOPERACIÓN Y PREDISPOSICIÓN AL TRABAJO EN EQUIPO
20. DESEMPEÑO EN EQUIPOS DE TRABAJO (EVAL. GRUPAL)
21. COMPORTAMIENTO FRENTE A SUPERIORES
IV. CONDUCCIÓN DE PERSONAL
22. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA UNIDAD O ÁREA A SU CARGO
23. DELEGACIÓN
24. SUPERVISIÓN Y CONTROL
25. INSTRUCCIÓN Y MOTIVACIÓN
26. EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN
V.  RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
27. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
B2. POTENCIAL DE DESARROLLO – CONFIDENCIAL

28. VISIÓN SISTÉMICA
29. CAPACIDAD ANALÍTICA
30. CAPACIDAD DE APRENDIZAJE
31. COMPETITIVIDAD
32. CURIOSIDAD, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN
33. CUALIDAD DE LÍDER
34. CAPACIDAD DE DESEMPEÑAR OTRAS FUNCIONES
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO. HOJA RESUMEN DE EVALUACIÓN
En este apartado, ambos Evaluadores deben dejar constancia, también con color verde, de la evaluación de desempeño final del Empleado.
Deberán calcular el resultado de la evaluación (valoración del desempeño) promediando el puntaje con los factores evaluados.

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO. OBSERVACIONES GENERALES
Los Evaluadores deben completar los apartados : Fortalezas y debilidades del Empleado y Recomendaciones especiales, identificando en este último, los aspectos a mejorar por el Evaluado en el próximo período de evaluación, definiendo acciones concretas para su logro.
EVALUACIÓN DE POTENCIAL. HOJA RESUMEN DE EVALUACIÓN
En este apartado, ambos Evaluadores deben dejar constancia, también con color verde, de la evaluación de potencial del Empleado.
Deberán calcular el resultado de la evaluación promediando el puntaje con los factores evaluados.
EVALUACIÓN DE POTENCIAL. CONSIDERACIONES ESPECIALES
En este apartado, y de acuerdo al potencial evidenciado por el Empleado, los Evaluadores enunciarán las propuestas que consideren pertinentes en relación con el Desarrollo del mismo.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO. OBSERVACIONES GENERALES: Opinión y observaciones del evaluado
Consolidada la evaluación por ambos Evaluadores, el Jefe Directo o Primer Evaluador debe concertar una Entrevista con el Evaluado para comunicarle los resultados finales de su evaluación. (Entrevista de Evaluación)
El Empleado evaluado expresará su opinión en forma escrita y Jefe y Empleado firmarán en conformidad las Páginas correspondientes.
Eleve el Formulario debidamente cumplimentado y firmado a su Jefe Directo o Segundo Evaluador para su firma y conocimiento y remítalo a RR.HH.
FORMULARIO RESUMEN DE ENTREVISTA. (Retroalimentación)
Este formulario debe completarlo el Jefe Directo o Primer Evaluador toda vez que se modifiquen los objetivos acordados al inicio del período, no obstante se recomienda utilizarlo al menos una vez a los 6 (seis) meses desde la fecha de inicio del mismo aunque no existan tales modificaciones.
Posibilita formalizar el seguimiento del desempeño que consensúan Evaluador y Evaluado en la Entrevista que realizan para revisar el alcance parcial de los objetivos y las competencias demostradas hasta ese momento.
Deben completarse los Datos Identificatorios en igual forma que en el Formulario Evaluación de Desempeño Periódica.
Deben registrarse la evaluación parcial, las opiniones de ambos al respecto y las acciones para la mejora.
Debe ser firmado y debe enviarse copia a RR.HH.