¿Cuando es hora de contratar más empleados?

por Bob Hoffman. Especialista estadounidense en diagnósticos organizacionales para determinar los niveles de staff según el tamaño del negocio, la industria y sus objetivos. Publicado en www.hradvice.com
Traducción Los Recursos Humanos.com

Aquí hay diez preguntas que pueden ayudarlo a decidir si tiene la cantidad de personas adecuadas.
La recesión económica genera complejidades que dictan los niveles de staff que tiene las empresas. Lo más común es que al buscar maneras de controlar los gastos, se elimine personal. En un intento desesperado de mantener la austeridad financiera algunos directivos recortan demasiado el staff (mientras otros demoran en contratar suficiente personal como para empezar a generar beneficios). Cómo puede hacer  un directivo o el dueño de una Pyme para interpretar correctamente las señales y tomar las decisiones más acertadas. Algunos factores obvios son los ingresos actuales, inventarios y el flujo de caja. Otros factores son más difíciles y complican la decisión de contratar personal. Para determinar su Staffing Readiness Quotient, Cociente de Preparación de Staff (CPS) conteste las preguntas siguientes.

1. En los últimos 60 días, que tan frecuentemente tuvo que extender plazos de entrega de productos o re-agendar compromisos con clientes y/o empleados?

a) Nunca
b) Una vez por mes
c) Al menos una vez por semana
d) Casi todos los días 

Análisis: El mejor indicador que se posee  un nivel de personal adecuado es poder cumplir con fechas pautadas (deadlines) Si proyectos recientes se han extendido, si hay productos que no son entregados en fecha o si se ha dejado un poco “a la deriva”  distintos requerimientos,  entonces probablemente lo que afecta es el número de personas en la empresa.
A pesar de que en muchos negocios se piensa que son motivos no relacionados con el número de empleados los que causan demoras en entregas y cambios de agenda, generalmente la falta de personal necesario es la razón más importante. Por otra parte, si todo se hace a tiempo, o demasiado pronto, cuidado: tal vez tengan demasiado personal.

2. Los empleados plantean quejas sobre las condiciones de trabajo...

a) Casi nunca
b) Semanalmente
c) Casi todos los días
d) No lo sé

Análisis: Si determinada cantidad de empleados se queja más de lo habitual (quejas por los canales formales o informalmente) es una clara indicación de insatisfacción que puede ser el resultado de estar sobrepasados de trabajo o que son las personas inadecuadas para esa tarea. Si Ud. ha escuchado que la gente se queja con respecto a las condiciones de trabajo, o si le han traído más problemas que los habituales, quizás estén experimentando el estrés producido por el trabajo. Asegúrese de conocer a sus either on a casual basis or through a formal grievance system. Haber respondido “No lo sé” significa que necesita estar más cerca del “campo de batalla”.

3. Las solicitudes de médico de la empresa, recientemente...

a) Se han reducido
b) Se mantuvieron estable
c) Se incrementaron
d) Se incrementaron significativamente

Análisis: Algunos empleados eligen no expresar verbalmente su insatisfacción, más bien  internalizan su descontento. Los empleados pueden ser sujeto del estrés o de alguna enfermedad psicosomática inducida por el trabajo duro o trabajar en temas que van más allá de sus capacidades o niveles de habilidad. El resultado se manifiesta por sí mismo en un sospechoso incremento de la asistencia al médico laboral, perjudicando no sólo la salud del individuo sino los resultados financieros de la Compañía.

4.¿ Cuanto hace desde que la empresa ha sido financiada o ha accedido a créditos bancarios?

a) Durante el mes pasado
b) Menos de 2 meses
c) Entre 2-4 meses antes
d) Más de cuatro meses antes

Análisis: Las Compañías que no acceden a préstamos bancarios es probable que carezcan del talento estratégico necesario. Tal vez Ud. no cuente con el talento adecuado para saber qué hacer con el dinero de un crédito. Estas fuentes financieras sin explotar, pueden impedir el progreso de  una organización. Considere utilizar el dinero proveniente de una financiación externa para reclutar la cantidad de personal correcto.

5. ¿Qué porcentaje de la población interna trabaja como contratado o personal eventual?

a) Menos del 2%
b) 2-5%
c) 5-10 %
d) Más del 10%

Análisis: Aunque la utilización de consultoras para de personal temporario es muy buena estratégicamente para algunas Compañías es una señal común de falta del personal adecuado.
Si los empleados temporales trabajan siempre en las mismas tareas o en proyectos que duran no más de 6 meses, no sólo la Compañía carece de personal sino puede estar violando regulaciones nacionales sobre la contratación de empleados.

6. Los fondos destinados a gastos de capacitación, recientemente...

a) se han reducido
b) se mantienen estables
c) han crecido
d) han crecido significativamente

Análisis: El pasar de la capacitación normal a gastar significativamente más dinero en capacitación, o recortar y que sea menos de la normal, es otra señal que la cantidad de personal no es adecuada. Aunque la capacitación es un recurso estratégico, también puede ser un reconocimiento de las habilidades que fallan dentro de la empresa. A la inversa, la carencia de gastos para obtener nuevas competencias, puede ser una señal de que el personal dispone de mucho tiempo. El desarrollo del empleado a menudo es sacrificado por buscar las necesidades a corto plazo de producción.

7. Los gastos de horas extra, o el número de empleados que trabajan en sus almuerzos y/o tarde a la noche en los pasados meses...

a) han disminuido
b) se han estabilizado
c) han subido
d) han subido significativamente

Análisis: Si se ha acordado un límite para horas extras pero se están extralimitando, es probable que a su Compañía le falte personal. De manera similar, si los empleados frecuentemente trabajan en las horas de almuerzo, se quedan hasta tarde y/o llegan muy temprano, quizás se necesite más ayuda. A la inversa, si los empleados se dan el lujo de tomar largos y regulares almuerzos, son demasiado puntuales, y/o se retiran temprano tal vez no tengan tanto trabajo como para justificar su posición.

8. El número de empleados con problemas relacionados con el bajo desempeño...

a) disminuido
b) permanence constante
c) creció
d) ha crecido significativamente

Análisis: Una forma habitual  para medir la efectividad de la plantilla, es saber cuantos empleados necesitan asistencia para mejorar su desempeño. Desde las deficiencias en el desempeño pueden resultar por una variedad de situaciones, analizando más en profundidad sería necesario determinar si un aumento de las cuestiones de funcionamiento de trabajo es en realidad un resultado de carencia de competencias. A menudo, el personal limitado o trabajando en áreas desconocidas es el culpable. Es también posible que empleados con mucho tiempo libre,  esperen que  otros compañeros de trabajo hagan el trabajo por ellos.

9. ¿Qué porcentaje de su staff solicita, o se le solicita aplazar o cancelar sus vacaciones, fines de semana, etc.?

a) Menos del 20%
b) Entre 20% y 50%
c) Más del 50%
d) Casi todos

Análisis: Las vacaciones que son aplazadas o canceladas son un claro signo de escaso personal o poco calificado. No hay que olvidar la necesidad de los individuos de decidir sobre su propio balance entre vida y trabajo. Si los empleados eligen aplazar sus vacaciones porque perciben los requerimientos del negocio, entonces probablemente le falte personal. Si los empleados están siempre fuera de la oficina, tal vez necesiten que se les de mayores responsabilidades para mantenerlos en el lugar de trabajo (una indicación de exceso de plantilla).

10. ¿Qué tanto valor, agregan las nuevas tecnologías al lugar de trabajo?

a) lo regular
b) ocasionalmente
c) regularmente
d) frecuentemente

Análisis: Si la productividad se ha estancado, los empleados pueden sentirse sobrepasados. Tal vez nuevos métodos o tecnologías  para incrementar la eficiencia fueron dejados de lado porque las personas están centradas en lo cotidiano y no tienen tiempo para conocer bien el proceso. Investigue si la gente está distraída y por eso no implementa nuevos métodos o no están interesados. La falta de tiempo o de interés, son obstáculos para hacer las cosas mejor.

Conclusiones
Una sola señal no es indicativa de que necesite más staff. Si Ud. detecta más de tres o cuatro de estos ítems en su lugar de trabajo, entonces probablemente exista un problema en la cantidad de personal. Muchos factores de niveles bajos de personal, pueden interferir en el éxito de su negocio. Exceso de personal, significa costos innecesarios, mientras que la falta de personal puede llevar al agotamiento y frustración de sus empleados. Calcule y monitoree sus niveles de staff como una clave para el éxito e incluya esta variable con sus otras variables de éxito de su negocio.

UN CONSEJO RÁPIDO: Un sistema para determinar los niveles de staff es tener en cuenta la proporción staff/ventas. Fíjese en la relación entre el número de empleados y las ganancias: es constante o aumenta? Analice su industria y negocios específicos y defina cual es la proporción adecuada. Seguir en este camino le asegurará solidez en sus objetivos.