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Guía para la realización de una entrevista de análisis de tareas 4

Esta guía le servirá al analista para realizar una entrevista efectiva para evaluar puestos administrativos.

Libro: “El plan de formación de la empresa”-guía práctica para su elaboración y desarrollo (segunda edición)

 

 

 

Trabajador XXX. Lleva en la empresa cerca de tres años, entrando en ella como administrativo. Desde hace poco más de un año lleva las cuentas de proveedores.

1-
      ¿Cuál es su puesto de trabajo?

Estoy en Administración y mi puesto de trabajo es el de Cuentas de Proveedores.

2-      ¿En que consiste su puesto de trabajo? (tareas/funciones).

Teóricamente recibo todas las órdenes de compra a los proveedores, los albaranes de entrada y las facturas, tengo que comprobar que los datos y condiciones son correctos, contabilizarlos y dar las instrucciones de pago correspondientes. Eso me obliga a mantener una relación continua con los proveedores, así como con gran parte del personal de la empresa, casi siempre para solucionar o aclarar errores, que por cierto son muchos y me llevan gran parte de mi tiempo de trabajo.

3-      ¿Cuáles son los requisitos físicos y/o mentales necesarios?

Hay que tener principalmente mucha paciencia y mucho orden, pero hay que ver lo que supone tener tres documentos de la misma operación y cada uno dice una cosa.

4-      ¿Qué preparación y/o experiencia es necesaria?

Primero hay que conocer cómo funciona realmente la empresa, que por cierto desde aquí se ve muy complicado, tener conocimientos de contabilidad y administración, mucha mano izquierda con los proveedores y con los compañeros de la empresa, pero al mismo tiempo exigir el cumplimiento de la normativa existente, aunque sea a posteriori.

5-      ¿Cuáles son sus responsabilidades directas y/o indirectas sobre el trabajo y sobre otros trabajadores?

Mi responsabilidad principal se centra en el momento que doy el conforme a un pago a proveedor, aunque el pago lo firma el jefe del departamento, pero si hay un error el que se ha equivocado soy yo.
También en algunas ocasiones si un pago se retrasa por estar la documentación incompleta y el proveedor reclama, yo soy el que tengo que dar la cara, pues en la mayoría de las ocasiones la culpa es nuestra.
Todo esto hace que a veces tenga que exigir a jefes de otros departamentos, pero la verdad es que normalmente no tengo problemas, aunque sobre todo los comerciales acostumbran a darme largas.

6-      ¿Cuáles son las condiciones de trabajo o los medios disponibles?

El ambiente de trabajo ya le he dicho que es bueno, pues todos nos conocemos y los problemas o discusiones se olvidan rápidamente, pero casi siempre se debe a no existir realmente una normativa de actuación clara, lo cual induce a una cierta anarquía.
También es una pena que teniendo un servicio informático como tenemos no se utilicen todas las posibilidades, pues por ejemplo las entradas en almacén se podrían hacer directamente desde allí, con lo que nos ahorraríamos papeles inútiles que luego hay que procesar y que en la mayoría de los casos hay que preguntar, pues no se entienden o están incompletos.
Otra cuestión es el control de existencias, pero en eso no quiero meterme pues considero que es desde almacén desde donde se debe opinar.

7-      ¿Cuáles son las posibles mejoras y como conseguirlas?

No creo que para mejorar la gestión que directamente realizo sean necesarias muchas complicaciones, al revés, todo sería más fácil si se establece una normativa para las compras o pedidos a los proveedores, así como para la entrada en almacén o bien cuando son enviados directamente al cliente.
Por otra parte es esencial que estudiemos, aprendamos y apliquemos todas las posibilidades que tiene nuestro sistema informático, pero por todos los departamentos, no sólo por Administración.

8-      ¿Quiere añadir algún otro comentario?

La realidad es que todos queremos que la empresa vaya cada vez mejor, pues aparte de que de ella dependemos, nos sentimos parte de ella y es éste el sentir general.
Se están haciendo cosas y estamos avanzando para el futuro, y esto también lo vemos todos.
Lo que pasa es que cuesta trabajo cambiar, pero para ello se están poniendo los medios y considero que la formación es esencial en este sentido, por lo que seguro que esto que están haciendo y como lo están haciendo, será bueno para todos y esto no lo digo yo, es lo que en general dice todo el personal de la empresa.

Palabras claves: Guías para análisis de puestos
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