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Los viáticos son sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores para cubrir los gastos en que éstos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo; reconociendo, principalmente, gastos de transporte, manutención y alojamiento del trabajador.
Sin embargo se debe analizar cuando los viáticos constituyen salario e ingreso gravable del trabajador, dado que esto tiene incidencia en la liquidación de prestaciones sociales, aportes parafiscales y la base para determinar la retención en la fuente del trabajador. Para resolver estas preguntas se debe realizar un doble análisis, desde una perspectiva laboral y tributaria.
En materia laboral, el Código Sustantivo del Trabajo establece que los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación. En cuanto a los viáticos accidentales, la legislación laboral señala que en ningún caso constituirán salario. A pesar de la aparente claridad, se presentan inconvenientes en determinar cuando es permanente o accidental. Sobre la anterior característica ha existido mucha discusión, a pesar de que la legislación laboral define los viáticos accidentales como aquellos que se reconocen con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.
La Corte Suprema de Justicia se ha referido a este tema en varias oportunidades para establecer dos criterios básicos que determinan la permanencia o accidentalidad de los viáticos, y son el criterio funcional y el criterio cuantitativo.
De acuerdo con el criterio funcional, son viáticos permanentes aquellos que se pagan al trabajador para cumplir las funciones para las cuales dicho trabajador fue contratado fuera de su sede habitual de trabajo; mientras que serán viáticos accidentales los que se pagan a un trabajador para cumplir funciones extraordinarias fuera de su sede habitual de trabajo. Este criterio, sin embargo, debe analizarse en conjunto con la naturaleza de la labor o actividad desempeñada fuera de la sede habitual del trabajo y su relación con el contrato de trabajo de dicho trabajador.
El criterio cuantitativo se refiere a la frecuencia con que el trabajador se traslada a un lugar fuera de la sede habitual de trabajo para cumplir funciones relacionadas con su labor y a la extensión de estos viajes. Si bien la jurisprudencia no establece un número exacto de viajes ni de días en que el trabajador debe permanecer fuera de su sede habitual de trabajo, se puede concluir que bajo este criterio se entiende que los viáticos son permanentes cuando se reconocen al trabajador que realiza un número importante de viajes fuera de su sede habitual durante un lapso de tiempo determinado.
Es evidente que a pesar de la existencia de los criterios mencionados, continúa siendo difícil identificar claramente cuando se está frente a viáticos permanentes y cuando se está frente a viáticos accidentales.
En materia tributaria, la ley establece que sólo constituirán ingreso gravable para el trabajador los viáticos correspondientes a manutención o alojamiento que constituyan retribución ordinaria del servicio, es decir que constituyan salario. En consecuencia, los viáticos permanentes por concepto de transporte y los accidentales por cualquier concepto no constituyen ingreso gravado para el trabajador siempre y cuando se traten como reembolso de gastos. Es decir, que en materia tributaria además de ser importante diferenciar entre viáticos permanentes y accidentales, resulta fundamental la forma como se reconocen los viáticos a los trabajadores, pues sólo se excluirán de la base de retención en la fuente aquellos viáticos que sean tratados como reembolsos de gastos. Para este efecto el trabajador deberá entregar al pagador, las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso para que el pagador las pueda tomar como gastos propios.
En conclusión, frente a los viáticos es fundamental que las empresas adopten políticas claras en cuanto a los criterios que deben tenerse en cuenta para determinar si un viático es permanente o accidental. Siguiendo estos criterios, las empresas deben contabilizar dichos viáticos. Dicha contabilización constituirá una prueba importante frente a una eventual discusión. Adicionalmente, en materia tributaria es esencial que los viáticos accidentales y los permanentes por concepto de transporte se traten como reembolso de gasto para evitar que dichos viáticos sean considerados como ingreso gravable del trabajador. Para estos efectos, la empresa debe conservar los soportes adecuados.