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Comunicación
interna y
externa
por Carla Cirigliano.
Comunicadora Social y Tec.
en Comunicación de las
Organizaciones
carlacirigliano@yahoo.com.ar
En las organizaciones,
jugar y divertirse es una
herramienta de
comunicación interna para
fomentar el compañerismo,
la creatividad y la
motivación.
Lo que opina el público
interno acerca de la
organización en que
trabaja tiene tanta o más
importancia que los avisos
publicitarios. Ser parte
de la realidad corporativa
permite desentrañar sus
virtudes y defectos y
contarla a los demás.
Por esto, todo plan de
comunicación externa debe
tener su correlato en el
frente interno, cuyos
objetivos principales,
valiéndonos de lo expuesto
por Adriana Amado Suárez y
Carlos Castro Zuñeda son:
-
Involucrar al personal,
porque, según los
autores, "es el vehículo
para transmitir los
valores y objetivos
empresariales, dar a
conocer el rumbo futuro
e integrar la persona
con el proyecto", además
de darle a cada empleado
un lugar de importancia,
haciéndolo sentir parte
de la organización.
-
Acompañar el cambio:
los autores se refieren
a las grandes
transformaciones que ha
tenido el mapa
empresario no sólo
local, sino también
internacional, que
exigen a las
organizaciones una gran
adaptabilidad y un
importante esfuerzo de
comunicación y de
capacitación que los
acompañe.
-
Mejorar la productividad:
la optimización de los
procesos productivos
requiere no sólo de
adecuada comunicación de
tipo operativa, sino
también de la
comprensión por parte
del personal de su
participación activa en
los resultados de la
organización. Es
importante que cada
colaborador sepa no sólo
qué tiene que hacer y
cómo, sino por qué y
para qué lo hace.
Hacia un Plan de
Comunicación Institucional
Interno
Una organización es
producto de la confluencia
de varias dimensiones: sus
objetivos, los mecanismos
organizativos y lo
económico. La Comunicación
atraviesa transversalmente
a la institución en todas
sus dimensiones. A raíz de
ello, podemos reconocer
diversos ámbitos de la
comunicación en las
organizaciones:
Ámbito de la información:
se compone de normas y
datos que permiten que la
organización funciones de
acuerdo al objetivo
definido.
Ámbito de divulgación:
son las novedades y
elementos que buscan
captar a las personas,
convencerlos,
persuadirlos y sumar su
voluntad a los fines de la
organización. Los
boletines, las
publicaciones, son algunos
de los elementos que se
pueden implementar.
Ámbito de formación y
socialización: tiene por
meta reforzar en forma
explícita la cultura
institucional. En este
marco se insertan las
actividades de
capacitación, las
actividades recreativas y
las celebraciones.
Ámbito de participación:
es la participación
destinada a que cada uno
se exprese, darle la
palabra y ofrecerle el
reconocimiento. Puede
incluirse el trabajo en
equipo, el reconocimiento
a las iniciativas, las
sugerencias y las
propuestas.
Un Plan incluye en sí
mismo para comunicar la
visión, los objetivos, los
valores de la
organización. Para su
desarrollo y ejecución
previamente se necesita
contar con la decisión
política de la máxima
autoridad sino quedará en
un cajón y el esfuerzo
habrá sido en vano.
Decálogo de atributos para
una Gestión en
Comunicación, según
Norberto Chavez:
Pertinencia: ajuste a la
identidad y los objetivos
de la organización.
Sinergia: apoyo recíproco
entre mensajes. Uno
corrobora al otro. Una
sinergia clásica se da
entre la publicidad y la
prensa de una empresa.
Síntesis: concentración y
especificidad. La
comunicación eficaz tiene
alto grado de
concentración y
especificidad.
Concentración en contenido
y especificidad en
contenido y en
oportunidades. El contexto
del mensaje define al
mensaje, aporta
significación.
Dinamicidad: Evolución
adaptativa permanente. La
comunicación debe estar
adaptándose
permanentemente sin perder
el estilo.
Herramientas de
Gestión
Es importante la
generación de distintos
Soportes de Comunicación
Interna para que sea más
rica la comunicación. Los
mismos pueden ser orales,
escritos, audiovisuales,
digitales etc. Las Nuevas
Tecnologías de la
Información y Comunicación
(NTIC) abren el abanico de
posibilidades e integran
distintas modalidades
generando soportes
Multimedia e Hipermedia.
El desarrollo de este
último tema merece
capítulo aparte.
Carta al Personal:
Las cartas deben ser
breves y legibles. Se
utilizan para difundir
información importante
tales como resultados,
cambios en la
organización, etc. Su
ventaja radica en la
rapidez de su llegada y el
impacto que provoca el
remitente. Por ello, se
aconseja no realizarlas en
forma múltiple con un
destinatario común sino
personalizada.
Carteleras:
Este ancestral pero
efectivo medio de
comunicación se debe
colocar en un lugar de
tránsito seguro del
personal. Puede contener
información general,
normativas institucionales
e informaciones que
intercambia el personal.
Es necesario que su
contenido este ordenado
para que visualmente sea
de rápida lectura y
notorio el cambio
periódico de su
información. Es necesario,
para evitar malos
entendidos, consignar en
cada mensaje los
remitentes y su fecha.
Cuadernillo
de Bienvenida:
Cualquier persona que
ingresa a una Institución
nueva necesita saber a
dónde se ha incorporado.
Para ello algunas
organizaciones diseñan
este material que
tentativamente puede
incluir: una síntesis
histórica, las normas
internas, su organigrama,
sus integrantes, etc.
Manuales de estilo:
Son guías sistematizadas
de procedimientos
institucionales que reúnen
la información técnica,
organizativa, histórica,
etc. Ayudan a organizar y
coordinar las actividades.
Además, como la dimensión
de la comunicación es
amplia colabora
indirectamente en la
imagen creando una
sinergia de discursos no
necesariamente verbales;
evitando contradicciones.
Folletos:
Sobre temas particulares
como las coberturas de las
ART o ¿Qué hacer frente a
un accidente laboral? se
pueden diseñar sencillos y
prácticos trípticos para
el personal en el contexto
de campañas de
concientización interna.
Publicación Institucional:
Una revista interna
informa, motiva y
cohesiona al personal. Su
importancia es que en ella
confluyen informaciones de
diferentes áreas. Así, se
produce una comunicación
ascendente, descendente y
lateral. Además, la
identificación de los
integrantes con su
contenido conlleva, por
lado, la valoración como
persona y , por otro, un
sentimiento de
pertenencia. Estas
publicaciones se adecuan a
los hábitos de lectura de
cada cual y crea una cita
periódica entre la
redacción y el personal.
Reuniones:
Las reuniones son un
espacio de comunicación
para: informar,
capacitar, reflexionar,
tomar decisiones, etc. Lo
importante es contar con
espacio acorde y convocar
a los participantes con la
debida antelación.
Línea abierta o Línea
directa:
Es una línea telefónica
donde todos pueden llamar
y dejar sus preguntas,
sugerencias, temores, etc.
en un contestador. Pueden
utilizarlo todos los
integrantes de la
organización y es
obligatorio que, junto al
mensaje, dejen su nombre y
sector. Los mensajes serán
revisados por el
responsable y a los
pocos días se deben
contestar los mensajes.
Buzón de Comunicaciones:
Permiten que todos los
integrantes de la
organización se expresen
con libertad y puedan
hacer conocer a los
niveles superiores de la
organización su
planteo. No deben tenerse
en cuenta los mensajes
anónimos.
Medios electrónicos
Las relaciones
hombre-espacio/
hombre-hombre, en el
contexto de la Revolución
Científico Tecnológico,
cada vez se producen menos
frente a frente. Un número
creciente de redes se
intercalan y organizan la
interacción. A partir de
ello resulta necesario
suscitar nuevas relaciones
de intercambio, no sólo de
individuo a individuo,
sino también de los
individuos con la
organización como espacio
de pertenencia. Entre las
posibilidades que puede
poner en marcha una
empresa se puede citar:
E-mail: sus ventajas son:
rapidez, interactividad, multidifusión, facilidad
de fijación del
destinatario.
Intranet: es una red
interna. Presenta la
ventaja de ser un medio
rápido e instantáneo. Sólo
se necesita colocar las
computadoras en red.
Listas de distribución y
foros de discusión por
Internet: puede servir
para motivar a los
integrantes en el uso de
estas herramientas y
estimular su pertenencia.
Los temas pertinentes
serían institucionales.
En la página web
institucional se puede
prever un área restringida
sólo para los integrantes
de la institución e
implementar los foros.
Evaluar:
La evaluación del
proceso periódica es
necesaria para analizar la
posibilidad de realizar
ajustes en el rumbo si lo
fuera necesario. Los datos
obtenidos darán lugar a
acciones futuras. Si no se
toman en cuenta estos
datos o no investigan será
difícil mantener una
estructura de comunicación
interna. Los métodos más
difundidos son las
encuestas y sondeos de
opinión interno.
También hay que considerar
las evaluaciones previas a
iniciar un proyecto o un
plan, durante su ejecución
y, posteriormente, su
impacto. Es decir, si se
cumplieron los objetivos
fijados, las metas y los
resultados esperados.
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