Las comunicaciones internas en el Banco Central de Venezuela (II)

El BCVOZ Económico, es otra de nuestras publicaciones. De aparición mensual, con 4 páginas e impreso en papel salmón, al estilo de importantes diarios económicos y financieros –disponible también en Internet mediante nuestra página WEB-, toca a través de un lenguaje sencillo y didáctico las principales medidas de políticas monetaria y cambiaria adoptadas por el Directorio del Banco Central de Venezuela, así como otros tópicos económicos relacionados con la actividad del Instituto. Se pretende así que el público interno no especializado en el conocimiento económico comprenda cabalmente las políticas económicas del Instituto y se convierta en un aliado clave para su difusión y aceptación. Además de su circulación interna, este boletín también se distribuye entre los públicos externos claves del Banco, constituidos por agentes económicos, autoridades nacionales y regionales, personalidades políticas y líderes sociales, acción a través de la cual se persigue igualmente dar a conocer y explicar las decisiones institucionales.
Por cierto, ha tenido mucha aceptación entre la población estudiantil. Este instrumento ha sido de gran valía para enfrentar las críticas que suelen hacerse al Banco Central por las políticas que adopta –sirvan como ejemplos la presentación de los balances contables, las estrategias de sus políticas monetaria y cambiaria, así como las medidas adoptadas con ocasión de la crisis financiera de los años 1994-1995-, cohesionando al personal en torno a un único y sencillo mensaje.
Actualidad Gerencial, es una tercera publicación, de más reciente aparición, también de cuatro páginas y periodicidad bimensual, dirigida al personal ejecutivo o supervisorio del Banco, con el fin de contribuir a la actualización y consolidación de conocimientos en materia de gerencia moderna.
Las publicaciones en papel son todavía las más tradicionales y utilizadas, pero el Banco Central de Venezuela también se apoya en otros medios, como una amplia cadena de carteleras en entradas y pasillos, así como en la red informática institucional, poderosos medios ambos que se usan principalmente para la difusión de consignas o la invitación a eventos internos, la mayoría de los cuales forman parte de la programación de fortalecimiento de la identidad.
Este momento es, probablemente, el más apropiado para hablarles acerca de las actividades culturales que llevamos a cabo y que forman parte, junto al BCVOZ, del Programa de Fortalecimiento de la Imagen e Identidad Institucional. La programación cultural se inscribe dentro de las actividades que permiten facilitar y fortalecer las conductas integradoras de los empleados en su ámbito espiritual; aumentan y estimulan el sentido de pertenencia a la Institución, haciendo más humano y gratificante el desempeño laboral. Por eso lo consideramos tan importante y ligado a cualquier estrategia relacionada con las comunicaciones internas. Así, el Banco Central de Venezuela, además de sostener y apoyar a la Coral, al Grupo de Parrandas y al Grupo de Teatro integrados por funcionarios del Instituto, desarrolla una importante programación cultural -dirigida inicialmente al público interno pero que ha ido extendiéndose también al público externo- que abarca las bellas artes, el cine, la música culta y la música popular, el teatro y las exposiciones numismáticas y filatélicas. Para estas actividades, además de contar con el auditorio y salas en su propio edificio, dispone desde finales de 1998 de una hermosa e inmensa
plaza propia aledaña a la sede, que se ha convertido gracias a estas actividades, en una importante referencia cultural de Caracas. Por cierto, con esta iniciativa se ha hecho un importante esfuerzo de revalorización de los deprimidos espacios del centro de la ciudad que se ha visto recompensado con una excelente respuesta de la comunidad, tanto interna como vecina de nuestro Banco. Un curioso ejemplo fue la constitución, de manera completamente espontánea, de una brigada infantil –integrada por niños que viven en las cercanías- para cuidar estos espacios.
Otra actividad estratégica en el mantenimiento de un buen clima es el programa deportivo del Banco Central de Venezuela, que se desarrolla a
través de las más variadas disciplinas y diversos eventos. Recibe una amplísima cobertura por parte del BCVOZ y se ha constituido en un
importante nexo de unión entre los empleados de la sede central del Instituto, en Caracas; la subsede de Maracaibo y la Casa de la Moneda de Venezuela, en Maracay, ciudades separadas por grandes distancias.
Respecto a las autoridades del Banco Central de Venezuela, la Gerencia de Comunicaciones Institucionales desarrolla una intensa actividad, en el marco de las comunicaciones internas, que comienza diariamente todas las mañanas con el resumen diario de la presa capitalina y se complementa a primera hora de la tarde con el resumen informativo vespertino, que incluye las transcripciones de los programas televisivos y radiales de opinión, así como informaciones de las agencias de noticias, prensa vespertina y avances de las páginas WEB de los diarios nacionales. Este servicio se envía también por correo electrónico interno a más de 300 funcionarios. Las informaciones de interés para el Banco Central son incluidas en el Sistema de Análisis de Entorno con el fin de elaborar un informe semanal que indica los principales temas, personalidades e instituciones que están afectando, positiva o negativamente, las políticas e intereses de nuestra organización. Todo este conjunto de actividades forma parte del Programa de Alertas Tempranas y permite que las autoridades respondan oportuna y adecuadamente a los estímulos exteriores.
Una de las formas de poner en práctica, de manera conjunta, todo este abanico de estrategias, productos y servicios, es a través de lo que denominamos campañas internas, que se activan para afrontar problemas o estimular iniciativas. Las comunicaciones internas son tan importantes que no pueden dejarse a la deriva. Hay que programarlas y diseñarlas, incluso en aquellas actividades que forman parte de nuestra cotidianeidad. De allí que las campañas informativas internas cuentan con la aprobación de las autoridades institucionales, a través de un Comité de Comunicaciones. Un caso  emblemático es la campaña que se está llevando a cabo con motivo de la llamada Falla Informática del 2000 -la cual forma parte de una campaña comunicacional más amplia de alcance nacional e internacional-, que ha requerido una buena parte de los esfuerzos del Banco durante este año. En este  sentido, además de toda la labor de concientización interna, se requería de la activa participación y colaboración del personal para adelantar el cambio
tecnológico. Para ello, se imprimieron afiches, se decidió tocar el tema del Y2K en cada uno de los números del BCVOZ y eventualmente en el BCVOZ
Económico, se editaron varias ediciones del BCVOZ Extra, se organizaron presentaciones y conferencias tanto para el personal ejecutivo como para el personal general, se utilizó intensamente la red informática interna y se le dio seguimiento –como insumo para las autoridades- a las informaciones sobre este tópico aparecidas en Internet y en la prensa nacional e internacional.
También, en ocasión de la puesta en circulación de las nuevas monedas de Bs.10,20,50,100 y 500, a comienzos de 1999 –un hecho que no sucedía desde hacía muchos años en Venezuela y sobre el que existía el temor de que generase rechazo-, se decidió privilegiar informativamente a los empleados del Banco, a través de presentaciones con apoyo audiovisual, la distribución previa de material explicativo y artículos en el BCVOZ. Otro ejemplo gratificante ha sido la numerosa participación de funcionarios del Instituto en los programas de formación económica infantil que adelanta el Banco Central, luego de una campaña de captación de voluntarios.
El Banco Central de Venezuela tiene previsto poner en marcha en el año 2000 su propia Intranet. Se trata de un importante paso que potenciará las comunicaciones internas a niveles que no habíamos conocido antes. Los resúmenes de lo publicado y emitido por los medios de comunicación estarán disponibles para todos los empleados. Las publicaciones internas contarán con este formato electrónico de apoyo, con la ventaja de poder hacerlas mucho más interactivas. Se facilitarán las consultas entre los funcionarios.
Estarán disponibles los manuales de normas y procedimientos y las planillas para realizar gestiones internas como estados de cuenta y cartas de trabajo, por ejemplo. En fin, se le hará mucho más amable al funcionario su estancia en el trabajo y serán mucho más accesibles y directos los flujos informativos.
En el Banco Central de Venezuela aspiramos a ir dejando de lado, a través de todas estas iniciativas, los cuchillos de palo a los que hicimos referencia al inicio de esta ponencia, dándole relevancia a las comunicaciones internas y haciendo de éstas un poderoso y estratégico instrumento para el éxito de nuestra institución.