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Comunicación
Indoor
(II)
por
Jesica Croci
croci@consist.com.ar (estudiante)
Hay que tener en cuenta
las nuevas tecnologías de
diseño ya que producen
mejores carteleras.
House Organ o Revista
Interna
Es la revista de la
empresa hecha por y para
su personal, que comunica
conceptos de la entidad.
Objetivo:
Sentido de comunicación
institucional
Notifica o reafirma
conductas positivas
Es importante:
Crear un equipo de
personal voluntario (de
distintos sectores) que en
momentos libres de su
horario aporten:
Inquietudes, Sugerencias,
Noticias
Características de su
estructura:
Área editorial nota de
tapa
Área tarea, seguridad,
producto/servicio,
capacitación
Área especifica de la
función organizacional
Lugar para repuestas
(casamientos, nacimientos
y fallecimientos del mes).
Muestra parte de la
organización a la
comunidad zonal, y a otras
instituciones.
Su contenido: filosofías,
políticas, estrategias y
tácticas; asegurando su
credibilidad.
Tamaño y diseño varían
(según
organización/periodicidad).
Distribución
personalizada, a
domicilio, altos costos
justificados.
Funciones:
Establecer una relación
entre los distintos
niveles
Despertar sentimiento de
pertenencia
Explicar normas reglas y
objetivos
Fomentar la participación
Informar políticas,
mercados,
producto/servicios y
procesos
Destacar los éxitos del
personal
Combatir rumores
Fomentar la capacitación
Servir como canal de
comunicación
Publicaciones Segmentadas
Para mantener comunicados
al personal de diferentes
áreas de la organización
también puede utilizarse
las cartillas, boletines
informativos y/o manuales
de bolsillo; éstos se
pueden enviar mensual o
quincenalmente, pero
siempre deben estar
personalizados.
Estas publicaciones
contendrán temas como:
Estrategias de
comunicación
Tareas a realizar o que se
están realizando
Liderazgos
Temas específicos de la
organización, etc.
Se les puede poner un
título o nombre especial y
ser o no un anexo del
house organ.
Cartas
Se utilizan para comunicar
temas especiales y muy
importantes, y deben estar
firmadas por el máximo
responsable de la
organización.
Tienen la ventaja de ser
personalizadas (lo cual
brindará un sentimiento de
pertenencia y
protagonismo).
Es un medio comunicacional
económico, directo, rápido
e íntimo.
Circulares, Memos
Son notas internas y no
tienen por qué estar
coordinadas por el
departamento de
Comunicaciones Internas.
Correo Electrónico
Es un medio de
comunicación muy rápido,
aunque su uso no está
todavía muy desarrollado
en nuestro país. Se
utilizan para enviar
información detallada y
específica. Es una
comunicación muy económica
y beneficiosa.
Intranet
(Internet pero interna)
Tiene como ventaja que es
un medio muy rápido e
instantáneo y pueden
comunicarse todos aquellos
que tengan su computadora
conectada a la red de la
organización. Se envían y
reciben mensajes on-line.
Línea Abierta O Línea
Directa
Es una línea telefónica
donde todos pueden llamar
y dejar sus preguntas,
sugerencias, temores, etc.
en un contestador. Pueden
utilizarlo todos los
integrantes de la
organización y es
obligatorio que, junto a
su mensaje, dejen su
nombre, apellido y sector.
Los mensajes serán
revisados por el
departamento de
comunicaciones internas y
a los pocos días se deben
contestar los mensajes
(esto es muy importante).
Buzón De Comunicaciones
Permiten que todos los
integrantes de la
organización se expresen
con libertad y puedan
dirigirse hacia los
niveles superiores. Se
pueden dejar mensajes,
pero no esperar ningún
premio por eso. No deben
tenerse en cuenta los
mensajes anónimos.
Sistema de iniciativas
Todos los de la empresa
tienen la posibilidad de
sugerir sus ideas por
escrito. Deben tenerse muy
en cuenta ya que aportan
eficiencia, creatividad y
calidad, y debe ser una
comunicación conocida por
todo el personal de la
empresa.
En este sistema se debe
premiar a quienes hayan
hecho sus aportes (tanto
moral como económicamente)
de forma proporcional al
aporte que hayan brindado
a la organización.
3. Reuniones Con
Dirigentes
Son reuniones donde se da
la posibilidad de que los
empleados hablen face-to-face
con sus dirigentes y
puedan expresarse. Esto
también les dará un
sentimiento de
protagonismo. Este tipo de
reuniones no son muy
utilizadas en Argentina.
Se pueden realizar
semanal, quincenal o
mensualmente en fecha y
horario pre-fijados.
Este sistema de
comunicación oral tiene la
ventaja de que cada uno
podrá darle su tono
especial y personal, la
rapidez, es económico y
tiene una respuesta al
instante.
Los integrantes deben
inscribirse y tienen la
libertad de participar o
no, también pueden ser
elegidos al azar.
Son muy interesantes ya
que el dirigente tiene la
posibilidad de aprender de
sus subordinados por medio
de las inquietudes,
propuestas o pensamientos
que éstos le transmiten.
Los temas a tratar serán
abiertos, pero no se
permitirá tratar temas que
conlleven un beneficio
personal.
Puede hacerse un resumen
de lo tratado en la
reunión y editarse luego
en el house organ.
Los grupos reunidos no
deben ser de más de 10
personas.
Debe llevarse un registro
de lo hablado y de las
soluciones que se
implementaron luego de
plantear los problemas.
Habrá un orden de
inscripción y para volver
a participar habrá que
volver a inscribirse y
esperar la fecha pre-fijada.
Puede ser que estas
charlas sean un poco
conflictivas al principio,
pero luego se le irá dando
valor al diálogo sincero.
Para los empleados es una
gran oportunidad para ser
escuchados y escuchar la
información de boca de sus
jefes.
Para jefes y empleados es
la oportunidad de
encontrarse y replantear
determinados temas,
afirmar el objetivo de la
organización y trabajar
juntos para lograrlo.
Estas situaciones de
comunicación es un
entrenamiento para
interactuar e intercambiar
opiniones.
Evaluación
Los niveles jerárquicos
más altos van bajando la
información hacia sus
subordinados con respecto
a su actuación.
Es positivo en el sentido
que genera un diálogo
sincero y personal. Es
fructífero ya que el
subordinado puede corregir
sus errores rápidamente
porque su jefe se los ha
hecho conocer.
Si la evaluación es bien
manejada, es un factor
enriquecedor para la
organización.
Auditoria de Imagen
Interna
Se hace por medio de
encuestas y sondeos de
opinión del público
interno. Los datos se
analizarán y darán lugar a
acciones futuras. Si no se
toman en cuenta estos
datos o, simplemente, no
se averiguan será muy
difícil mantener una
estructura de comunicación
institucional.
Encuestas Y Sondeos De
Opinión
Se utilizan para
actualizar permanentemente
los datos que se
obtuvieron a partir de la
auditoria de imagen. Se
utilizan los medios de
comunicación controlados y
son de muy bajo costo.
Organización de eventos
internos:
Aniversarios e
inauguraciones
Convenciones
Eventos culturales
Conmemoraciones
Fiestas de Fin de año,
etc.
Son buenos ocasiones para
que el personal tome
conocimiento de las
políticas y filosofías de
la organización y para
conocer las respuestas que
se tienen por parte de los
empleados.
También, pueden entregarse
regalos (que sean de
utilidad), beneficios
especiales, ofertas
comerciales, premios etc.,
pero cualquier acción que
se lleve a cabo debe estar
comunicada a todo el
personal a fin de evitar
malos entendidos o crear
conflictos.
Todo evento que la
organización haga debe
hacerlo convencido de que
su capital más importante
es su gente.
Programa De Becas
Consiste en premiar el
esfuerzo educativo del
personal. Se aplica como
beneficio y debe ser
comunicadas a fin que el
personal sienta el interés
que la organización tiene
por ellos.
Pueden ser:
Primarios: Ej.: Útiles
escolares
Secundarios: Ej.: Libros
Universitarios: Ej.:
Dinero o pagos de
aranceles
Posgrado: Ej.: Pago de
educación superior
Especialización: Ej.: Una
carrera especial del
empleado y que sea del
interés de la
organización.
Radio Y Tv Local
Se puede hacer auspicios o
participaciones en
programas de la radio o TV
local (sobre todo en el
interior del país) que
darán buenos resultados a
la comunicación con los
públicos internos y semi-internos.
Radio de circuito cerrado.
Se puede emitir música
funcional, mensajes
sociales y de
actualización diaria, o
mensajes de rápida llegada
durante la jornada
laboral.
Video De Circuito Cerrado
Los videos pueden usarse
para reforzar temas
importantes, lo ideal es
que el gerente o director
explique lo que espera de
sus empleados y los
objetivos de la
organización.
Es aconsejable que estos
mensajes no excedan los 30
minutos y que sean una
charla y no un discurso.
Pueden utilizarse recursos
visuales y/o gráficos.
Apoyo de capacitación:
La Capacitación al
personal es otro punto
importante para optimizar
las comunicaciones.
Se pueden dar cursos de
comunicación , que son los
que dependen del
departamento o el
encargado de Relaciones
Públicas, que estarán
destinados a los jefes a
fin de que tengan un mejor
rol como comunicador y
sepan manejar las
relaciones
interpersonales.
La función de Relaciones
Públicas es de apoyo y
asesoramiento sobre
técnicas y motivaciones,
colaborar en la
realización de los videos,
etc.
Implacement
Se trata de reubicar a los
empleados en otros
sectores de la empresa, de
esto se encargará el
departamento de Recursos
Humanos, pero las
Relaciones Públicas se
encargarán de comunicar
las ventajas que esto trae
para los empleados.
Se realiza una evaluación
del empleado y se lo ubica
donde mejor pueda
desarrollarse en pos de
los planes y objetivos de
la organización.
Estos movimientos de
personal generan una
imagen interna favorable
puesto que la organización
se preocupa por el
bienestar laboral y por su
plan de carrera.
Comunicación informal: son
rumores.
El rumor "son noticias no
controladas, que se suelen
propagar oralmente.
Consiste en la repetición
a distintas personas de
algo realmente sucedido o
no" (R. Knapp)
El rumor es más atractivo
que las comunicaciones
formales u oficiales; es
de difícil control y sus
efectos pueden ser
contraproducentes, tanto
que muchas veces son más
creíbles las informaciones
de "radio pasillo" que las
comunicaciones de la
estructura formal.
Sólo si se cuenta con una
fuerte e importante
estrategia comunicacional,
se podrá luchar contra los
rumores aunque nunca no se
los podrá hacer
desaparecer por completo.
Radio Pasillo
Es otro nombre que se le
da al rumor, el cual se
transmite mas rápidamente
cuanto mayor sea el
interés del receptor sobre
el tema en cuestión o por
la falta de información
sobre un tema que es
esperado por un grupo
receptor.
A través del curso del
rumor éste se va
modificando según las
interpretaciones (Pierde
datos, se le agregan
datos, etc.).
R. Knapp los clasifica de
la siguiente manera:
Negro o Agresivo: Va en
contra de una persona o
grupo . Es técnico porque
ocasiona malestar y enojo.
Gris o Amenaza: Genera
miedo, temor ante
acontecimientos futuro.
Rosa o Ensueño: Son
ilusiones y esperanzas que
actúan como incentivo.
La mejor Comunicación
Interna consiste en:
"Decir la mejor verdad, de
la mejor manera posible y
en el mejor momento"
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