Comunicación Indoor (I)

por Jesica Croci croci@consist.com.ar (estudiante)

Comunicaciones Internas:

"Es el  Proceso comunicacional donde se integran los dirigentes (gerentes, directores, etc.) de una organización con todos los niveles de empleados de la misma a fin de que se obtenga una buena imagen interna u "indoor image".
La comunicación interna no debe entenderse como un proceso en una sola dirección, sino que debe verse como un camino de ida y vuelta (feed-back) a fin de conocer y satisfacer las necesidades y objetivos de ambas partes. También, funcionará como una llamada de atención ante posibles conflictos, lo cual permitirá que éstos se solucionen a tiempo.
Esta comunicación debe hacerse en base a una mutua "credibilidad" y con un lenguaje en común, de forma que sea entendible por todas las partes que la componen, o sea , tanto por el emisor como por el receptor; y es muy importante evitar los "ruidos" en el proceso de comunicación.
Con respecto a la credibilidad, pieza fundamental en cualquier tipo de comunicación, se consigue por medio de un plan entendible, coherente y estratégico de comunicaciones internas.
Uno de los objetivos que persiguen las comunicaciones internas es crear un clima cordial y de confianza donde el empleado se sienta a gusto y vea que sus objetivos y los de la empresa están muy relacionados.

¿Por qué implementar un plan de comunicaciones internas?
Simplemente, porque una buena opinión del público interno es muy importante para la organización, ya que ayudará a alcanzar los objetivos y optimizar las posibilidades de la empresa ú organización.
Una buena opinión de la opinión pública interna traerá de la mano un mejor clima laboral, menos conflictos, menos ausentismo del personal; en una palabra, que todos y cada uno de los que forman parte de la organización trabajen más a gusto y pongan lo mejor de sí en todas las tareas que realicen.
Lo que se busca por medio de la comunicación interna es que todos los niveles de la empresa se sientan protagonistas y no sólo espectadores, ya que al conocer lo que hace y lo que piensa hacer la organización, se sentirán que forman parte de ella, o sea, lo que comúnmente se dice: "ponerse la camiseta de la empresa".
Todos los escalones de una organización "deben" estar interesados en lo que sucede puertas adentro ya que ellos dependen en gran medida de lo que le suceda a la empresa.

Justificación de Las Comunicaciones Internas
Acercar a la gente la información que desea y no sabe donde buscarla.
Ayudar a que desaparezca la indecisión.
Concentrar la atención en los puntos que la organización considere más importantes.
A fin de formar una opinión o de actuar se necesita la información, y la comunicación interna la hace llegar.
Al momento que "todos" entiendan y acepten las políticas y objetivos de la empresa, será más fácil actuar.
La comunicación interna generará un clima de pertenencia y así se trabajará mucho mejor y más a gusto.
La información es un instrumento muy importante en el proceso de toma de decisiones, y la comunicación es la encargada de difundirla.
La comunicación proporciona señales de alerta ante conflicto potenciales de manera que se podrán solucionar más fácil y rápidamente.
Canales De Comunicación Interna

Las comunicaciones internas llegan por tres canales:
Contacto Personal: es un canal que no puede controlarse, pero a la vez es altamente influenciable. Es importante que los niveles jerárquicos estén capacitados para que el mensaje no se distorsione y para mejorar las relaciones interpersonales.
Canales de comunicación controlados: son responsabilidad del o los departamentos que manejen las comunicaciones internas, como por ejemplo: un house organ (Recursos Humanos, Comunicaciones Internas, Relaciones Públicas, Personal, etc.)
Canales de comunicación masivos: son responsabilidad del departamento que maneja la imagen institucional de la empresa.
Otros puntos importantes para mantener la comunicación interna son:
Informar acerca de lo tratado o decidido en reuniones donde las decisiones tomadas afecten a más de un sector de la organización; Redacción de un house organ; La atención de una línea directa; Recorrer la empresa y contactarse con la gente de los diferentes sectores. Todo esto facilitará el camino para la recolección de datos.

Para Tener Un Plan Eficiente
El programa de comunicación interna debe ponerse en marcha de a poco para que "todos" estén preparados a recibir la etapa siguiente del proceso.

Se debe tener en cuenta:
La definición de los programas que se utilizarán (ej.: buzón de sugerencias, carteleras, etc.)
Que el pasaje de un tema a otro se haga en forma gradual
No dejar las acciones y los planes por la mitad
Hacer notar los logros
Asumir y/o calcular los riesgos
Ordenar, optimizar y coordinar los mensajes
Generar ámbitos de comunicación hacia las jerarquías más altas
Optimizar los canales comunicativos con que ya se cuenta
Evaluar los hechos producidos después de la emisión de los mensajes
Las fuentes de información pueden ser: periódicos zonales, nacionales, revistas especializadas, el mismo personal de la empresa, etc.
Es muy importante que el sector o departamento que coordina las comunicaciones esté informado verazmente de todo lo que sucede en la organización.

Dirección Y Sentido
Las comunicaciones se clasifican según su dirección o sentido en:
* Comunicaciones descendentes

Está destinada hacia los sectores subordinados a los que el jefe señala lo que se espera de ellos (ej.: órdenes, castigos, límites, premios, etc.)
* Comunicaciones ascendentes

Está destinada hacia los sectores gerenciales. Los subordinados tienen la posibilidad de expresar como ven el desarrollo de las tareas de sus superiores y, aunque esto crea un clima de tensión y algunas dificultades, sirve para mejorar las acciones.
* Comunicaciones horizontales

Es la comunicación entre pares y les permite comparar cómo se sienten, qué piensan, puntos de vista, etc.
* Comunicaciones oblicuas o transversales
Se da no sólo entre los niveles jerárquicos, sino también con las distintas áreas de la organización, las cuales comparten funciones. Son muy comunes en las organizaciones que tienen estrategias globales y de alta participación de los diferentes sectores.

2. Tipología de los receptores "indoor" (puertas adentro)

Tipos de receptores:
 

Por medio de una investigación previa se puede identificar los tipos de receptores y llegar a ellos con mensajes más claros, lo que hará aún más positiva la estrategia comunicacional.

Proceso de inducción
Espíritu de equipo
Sentimiento de pertenencia
Carteleras
Arma o herramienta, de rápido acceso al público interno y diario. Deben ser:

De fácil lectura
Brevedad en los mensajes
Tipografía
Gráficos
Colores adecuados
La confección de las carteleras debe hacerse en base a:

Diseño atrayente
Elección de colores adecuados
La gestalt de fondo y de forma
La línea
El encuadre
Los mensajes en las carteleras no deben exponerse más de una semana, con mantenimiento, renovación y buena visibilidad.