Las empresas optan cada vez más por implementar sistemas de información para la administración de personal, donde los empleados pueden actualizar su información personal, solicitar vacaciones, imprimir el recibo de sueldo, acceder a beneficios e inscribirse en cursos, y comunicar información importante a todos los empleados por igual.
Los jefes pueden ver el progreso profesional de sus equipos y hacer evaluaciones de desempeño a partir de una información más clara y accesible.
La dependencia de los empleados hacia el departamento de personal es cada vez menor, pudiendo el área de recursos humanos focalizarse en otras funciones más productivas para el negocio y más convenientes en el crecimiento profesional de la gente como: formación y desarrollo, relaciones gremiales, comunicación interna o gestión del clima laboral.
La utilización de un sistema especial de gestión administrativa, descentraliza la administración y empodera a los empleados que deberán ser responsables por la gestión que harán del sistema. Ya no se depende del responsable de recursos humanos con quien hay que comunicarse para realizar cualquier trámite. La utilización de la tecnología, hace que la información esté siempre disponible en un sistema ordenado y es gestionada por todos los miembros de la organización.
Entonces, algunos de los beneficios de la tecnología aplicada a la administración de personal podrían ser:
- Ahorro considerable en el presupuesto del área RR.HH. Se pueden destinar mayores partidas a capacitación en lugar de sostener una burocracia de papeles y formularios altamente costosa. El sistema informático se instala una sola vez y los costos de mantenimiento pueden ser muy bajos.
- Menor riesgo de equivocaciones durante los procesos. Las máquinas están preparadas para operaciones inteligentes con bajos índices de error y permiten con un solo click cruzar información de distintas bases de datos en segundos.
- Se evita la sobrecarga de trabajo y el estrés.
- Crea la responsabilidad de cada empleado de gestionar mucha información referente a su lugar en la empresa. El departamento de recursos humanos deja de ser una oficina de quejas y reclamos permanentes.
Ahora veremos un claro ejemplo de estos beneficios.
Diane Surah, recién casada vuelve a reincorporarse al trabajo, después de su licencia y necesita actualizar sus datos personales.
Se sienta frente a su computadora y pincha el icono del sistema de administración de recursos humanos. Después de ingresar su contraseña, ingresa su nuevo apellido de casada y su nueva dirección postal. Confirma que quiere que su cheque sea depositado en en mismo banco que antes. Ingresa el nombre de su marido en el paquete de beneficios personales y lo designa como beneficiario de su seguro de vida.
Diane realiza todas sus transacciones en menos de 5 minutos. Cuando finaliza, hace click en el botón “confirmar” y toda la información se actualiza instantáneamente en su perfil personal.
Diane recuerda su último contacto con el departamento de personal de su empresa, 2 años antes, cuando aceptó un proyecto muy importante y fue transferida de New Hampshire a Arizona. Para informar sobre su traslado tuvo que realizar 10 pasos: 1) Ir a ver a la secretaria de su jefe, 2) pedirle a la secretaria que le de un formulario de cambio de lugar de trabajo, el cual su jefe debía firmar. 3) Estos pasos tomaron una semana porque su jefe estaba fuera de la ciudad. 4) Este formulario debía enviarse al responsable administrativo de RRHH 5) para que lo firmara también 6) el formulario debía enviarse a casa central para 7) ser ingresado al sistema de gestión de personal. Este proceso tomaba dos o tres semanas más.
Diane se había mudado de Scottsdale, Arizona, para trabajar en un proyecto muy importante. Cuando salió del aeropuerto para alquilar un auto descubrió que su tarjeta de crédito corporativa había sido dada de baja. Con gran malestar tuvo que utilizar su propia tarjeta de crédito. Las siguientes 2 semanas fueron una pesadilla burocrática.
Diane se reunió con su nuevo jefe y le explicó sus problemas. El la acompañó a ver al administrativo de RRHH (8) quien tuvo que llamar a la casa central de la empresa (9). En casa central, (10) determinaron que la información sobre el traslado de Diane había sido ingresada equivocadamente como una renuncia.
El viernes de su primera semana de trabajo, Diane no recibió su cheque. Su cheque fue a parar a su antigua oficina ya que el traslado no fue procesado, y por su puesto no recibió un nuevo cheque porque estaba dada de baja. Esto fue lo peor que le pasó a Diane porque tenía que hacer un depósito para su nuevo departamento. Su jefe le dijo que hiciera el depósito de su bolsillo. Le llevó a Diane, su jefe, y al departamento de RR.HH. de Arizona tres semanas resolver todo el lío.Diane (y su jefe) lamentaron la cantidad de tiempo perdido durante esas semanas: “¡Debí haber usado ese tiempo en trabajar en mi proyecto y no luchando con el Dpto. de personal! -se quejó.